Um die Einarbeitung neuer Mitarbeiter reibungslos und schnell zu gestalten, brauchen Unternehmen feste Strukturen und Prozesse. Die Rekrutierung neuer Mitarbeiter ist zeitaufwendig und teuer. Umso wichtiger ist es, dass die Einarbeitungszeit gut geplant ist und die neuen Mitarbeiter optimal betreut werden. So können sie schnell produktiv arbeiten, identifizieren sich mit Ihrem Unternehmen und finden Anschluss an das bestehende Team.
Studienergebnisse zeigen Defizite bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Doch es fehlt offensichtlich in vielen Unternehmen an einer Willkommenskultur und festen Strukturen für die Einarbeitung. Laut einer aktuellen Studie der Frankfurter Baumann Unternehmensberatung Executive Search gibt es selbst bei Führungskräften Defizite bei der Einarbeitung. 236 Führungskräfte haben 2017 an der Online-Studie „Jobwechsel – und dann?“ teilgenommen. Die Ergebnisse zeigen, dass mehr als ein Viertel (28 Prozent) der Manager den Jobwechsel bereut und unzufrieden mit der neuen Stelle ist. 37 Prozent konnten an ihrem ersten Arbeitstag kein Gespräch mit dem direkten Vorgesetzten führen. Nur 14 Prozent konnten eine Einführungsveranstaltung besuchen und 31 wurden ihrem Mitarbeiterteam nicht vorgestellt.
Was gehört zu einer strukturierten Einarbeitung neuer Mitarbeiter?
Überlassen Sie nichts dem Zufall! Damit die Einarbeitungsphase, auch „On-Boarding“ genannt, erfolgreich verläuft, sollten alle Personen, die in die Einarbeitung eines Mitarbeiters eingebunden sind, auch gut vorbereitetet sein.
Folgende Bausteine helfen bei der Einarbeitung und sollten bereitliegen, wenn der Neuling startet:
- Ein Mitarbeiter-Handbuch
- Eine Checkliste für den ersten Arbeitstag
- Eine Welcome-Veranstaltung
- Ein Einarbeitungsplan
Das Mitarbeiter-Handbuch – Leitlinie für alle und eine echte Erleichterung für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Ein Mitarbeiter-Handbuch ist eine große Hilfe bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Themen, die für alle Mitarbeiter bereichsübergreifend relevant sind, werden in einem Dokument zusammengefasst. Das sorgt für einheitliche Standards und Abläufe in Ihrem Unternehmen, vermeidet Missverständnisse und erleichtert neuen Mitarbeitern das Leben. Auch „alte Hasen“ können im Bedarfsfall schnell nachlesen, welche Regeln es in Ihrem Unternehmen gibt.
Sie haben noch kein Mitarbeiter-Handbuch? Starten Sie am besten gleich damit, Unterlagen zusammenzustellen. Die Inhalte eines solchen Mitarbeiter-Handbuchs können Sie nämlich schrittweise entwickeln und nach und nach ergänzen.
Folgende Themen gehören in ein Mitarbeiter-Handbuch:
- Das Unternehmen im Überblick (Historie, Standorte, Personen)
- Produkte, Dienstleistungen und Alleinstellungsmerkmale
- Organisationsstrukturen, Funktionsbereiche, verantwortliche Personen und Ansprechpartner
- Arbeits- und Sozialordnung mit Rechten und Pflichten
- Verhaltenscodex, Kleidung und Auftreten
- Allgemeine Regelungen, wie Arbeits- und Pausenzeiten, Urlaub, Internetnutzung und Umgang mit sozialen Medien, Verhalten bei Urlaub und Krankheit
- Interne Kommunikationswege (Intranet, Schwarzes Brett)
- Zentrale IT-Systeme
- Weiterbildungsangebote
- Zentrale Veranstaltungen
Planung und Checkliste für den ersten Arbeitstag – Der erste Eindruck zählt
Der erste Arbeitstag ist für Neulinge besonders wichtig. Ein neuer Job markiert einen wichtigen Schritt im Leben eines Menschen. Dieser Tag ist mit vielen Erwartungen und Hoffnung verknüpft. Während der Vorstellungsgespräche hat sich der Bewerber ein positives Bild vom Unternehmen gemacht, denn sonst würde er nicht bei Ihnen anfangen. Nun liegt es an Ihren, die geweckten Erwartungen auch zu erfüllen.
Wenn der Arbeitsplatz nicht vorbereitet, der Vorgesetzte auf einem externen Termin ist und niemand Zeit hat, ist die Enttäuschung groß. Eine Studie des Human Capital Institutes besagt, dass 15 Prozent der Neuen bereits am ersten Tag über eine Kündigung nachdenken. 77 Prozent gehen am ersten Arbeitstag früher nach Hause, weil sie aufgrund der mangelnden Vorbereitung nicht arbeiten können. So schlägt Motivation allzu schnell in Frust um.
Denken Sie besonders auch an die Kleinigkeiten, die dafür sorgen, dass ein neuer Mitarbeiter sich willkommen und wertgeschätzt fühlt. Das beginnt schon bei der Sicherheitskontrolle am Eingang. Dazu gehören auch die Vorbereitung des Arbeitsplatzes und die Einrichtung des Rechners. Die Vorstellung des Teams und ein persönliches Gespräch mit dem Vorgesetzten gehören auf jeden Fall in das Programm des ersten Arbeitstags. Ein Mitarbeiter-Handbuch, das schon auf dem Schreibtisch liegt, macht an dieser Stelle einen professionellen Eindruck.
Viele Tipps und eine Checkliste ist für die Vorbereitung des ersten Arbeitstages finden Sie hier.
Welcome-Veranstaltung – Geben Sie „Heimat“ und Orientierung
Eine Welcome-Veranstaltung ist eine interne Veranstaltung. Sie dient dazu, den neuen Mitarbeitern die Identifikation mit dem Unternehmen, seinen Produkten und Werten zu erleichtern. Ziel ist, den „Neuen“ einen „Blick fürs Ganze“ zu geben und zu signalisieren, dass sie herzlich willkommen sind.
Jeder Mitarbeiter sollte während seiner Einarbeitungszeit die Gelegenheit haben, eine solche Veranstaltung zu besuchen. Je nach Unternehmenswachstum und Anzahl neuer Mitarbeiter kann eine Orientierungsveranstaltung zwei- bis viermal jährlich stattfinden. Wenn das Unternehmen mehrere Standorte hat, können alle Neulinge selbstverständlich für eine zentrale Veranstaltung zusammengeholt werden.
Eine Welcome-Veranstaltung kann aus nachfolgenden Bausteinen bestehen:
- Geschichte und Entwicklung des Unternehmens
- Vision und Unternehmensziele
- Firmen-Leitbild
- Produkte und Dienstleistungen
- Qualitätsstandards
- Marketing, Social Media und interne Kommunikation
- Ausbildungskonzept und Karriereperspektiven
- Organisationstrukturen, verantwortliche Personen und Ansprechpartner
- IT-Systeme
Diese Inhalte decken Referenten aus den einzelnen Fachbereichen in Form von Kurzpräsentationen ab. Dabei sollten die Themen Unternehmensgeschichte und -entwicklung, Visionen, Ziele und Leitbilder in jedem Fall von der Geschäftsleitung präsentiert werden. Ein gemeinsames Mittag- oder Abendessen rundet eine solche Veranstaltung ab und bietet eine ideale Möglichkeit, um die Identifikation mit dem Unternehmen herzustellen und zu verstärken.
Die Veranstaltung ist verpflichtend. Die neuen Mitarbeiter sind an diesem Tag natürlich von ihren Aufgaben freigestellt.
Der Einarbeitungsplan – Das Herzstück für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Der Einarbeitungsplan ist der zentrale Leitfaden für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Je genauer und strukturierter der Einarbeitungsplan ist und je sorgfältiger Sie ihm gemeinsam mit Ihrem Mitarbeiter folgen, desto besser wird die Einarbeitung gelingen.
Der Einarbeitungsplan erleichtert sowohl der Führungskraft als auch dem Mitarbeiter den Start in eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Wir empfehlen einen Zeitrahmen von drei bis sechs Monaten, je nach Umfang und Komplexität des Aufgabengebiets.
So erstellen Sie einen Einarbeitungsplan
Zunächst definieren Sie als Führungskraft die Ergebnisse, die Sie innerhalb der ersten Monate erwarten. Dabei können Sie sich an der Stellenbeschreibung orientieren. Sie legen fest, zu welchem Zeitpunkt der neue Mitarbeiter in die verschiedenen Aufgabengebiete eingeführt wird und welche Maßnahmen, Personen und Hilfsmittel dazu gebraucht werden.
Der Einarbeitungsplan wird dann in Arbeitswochen aufgeteilt. Für jede Woche definieren Sie folgende Punkte:
- Ziele für die Woche
- Aufgaben für die Woche, die sich aus den Zielen ableiten lassen
- Ergebnisse, die erreicht werden sollen und die beide Seiten erwarten
- Benötigter zeitlicher Aufwand der einzelnen Aufgaben
- Hilfsmittel
Dieser Einarbeitungsplan wird am ersten Arbeitstag mit dem neuen Mitarbeiter detailliert durchgesprochen und ihm dann in Kopie ausgehändigt.
Ohne regelmäßige Gespräche kann die Einarbeitung neuer Mitarbeiter nicht gelingen.
Schon in der Einarbeitungsphase entscheidet sich, wie motiviert ein neuer Mitarbeiter in Zukunft arbeiten wird. Misslingt dies, kann eine innere Kündigung bereits in diesem frühen Stadium eintreten oder Ihr Mitarbeiter verlässt Sie noch in der Probezeit aus eigenen Stücken.
Neue Mitarbeiter brauchen ein Feedback und regelmäßige Gespräche mit ihrer Führungskraft. Der Einarbeitungsplan bietet eine ideale Grundlage für diese Gespräche. Zu diesem Zweck vereinbart die Führungskraft einen regelmäßigen Termin mit dem neuen Mitarbeiter, um die Fortschritte und offenen Fragen zu besprechen. Sie sollte sich dafür täglich etwa 5 bis 10 Minuten nehmen, für ein persönliches Gespräch oder auch ein Telefonat. Einmal pro Woche sollte sie zusätzlich ca. eine halbe Stunde für ein persönliches Mitarbeitergespräch einplanen.
6 Gründe, warum Sie einen Einarbeitungsplan erstellen sollten:
- Sie haben eine ideale Vorlage, um den neuen Mitarbeiter durch konkretes Lob zu motivieren und in seiner Entwicklung zu bestärken. Damit vermitteln Sie von Anfang an Wertschätzung.
- Sie haben eine ideale Grundlage, um die Stärken, Potenziale, den Schulungs- und Entwicklungsbedarf des Mitarbeiters zu erkennen und zu fördern. Werden Sie so vom Chef zum Mentor.
- Sie können korrigierend eingreifen, um Fehler, Irrtümer und Missverständnisse zu beseitigen, bevor sie zu schlechten Arbeitsgewohnheiten werden.
- Sie schaffen eine enge Mitarbeiterbindung. Damit zeigen Sie dem Mitarbeiter, dass er bei Ihnen willkommen ist und optimal gefördert wird.
- Sie verringern so das Risiko, dass das Arbeitsverhältnis vorzeitig beendet wird, deutlich. Dieser Führungserfolg ist nicht selbstverständlich und stellt Ihre Führungskompetenz unter Beweis.
- Wenn Sie wirklich einen Rekrutierungsfehler begangen haben, erkennen Sie ihn schnell und können während der Probezeit reagieren.
Seminarempfehlung
Im eintägigen BEITRAINING Seminar „Professionelle Einarbeitung neuer Mitarbeiter“ (EOM) lernen und trainieren die Teilnehmer alle Bausteine der Einarbeitungsphase. Voraussetzung für den Besuch dieses Seminars ist der Abschluss des Seminars „Grundlagen der Mitarbeiterführung“ (BBB) oder des Seminars „Praxisorientiertes Führen -Level 1“ (QSL 1)
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