Mitarbeitergespräche professionell führen

Regelmäßige Mitarbeitergespräche sind die Basis der Mitarbeiterführung. Wer glaubt, mit einem Jahresgespräch sei es getan, irrt sich gründlich. Mitarbeitergespräche sind nicht nur grundlegend für eine reibungslose und effektive Zusammenarbeit, sondern auch für den Aufbau einer Vertrauensbeziehung zwischen Führungskraft und Mitarbeiter. Sie haben somit einen großen Einfluss auf die individuellen Arbeitsleistungen, auf die Motivation und Bindung des Mitarbeiters an das Unternehmen.

Wir haben die gebräuchlichsten Formen der Mitarbeitergespräche für Sie zusammengefasst.

Das Basisgespräch

Das Basisgespräch dient dazu Unzufriedenheit und aufkommende Probleme zu einem frühen Zeitpunkt zu erkennen und abzubauen. Oftmals blockieren Kleinigkeiten, die leicht zu beseitigen sind, die Motivation eines Mitarbeiters.

Leider werden Basisgespräche viel zu selten geführt. Vielmehr sucht man erst das Gespräch, wenn „der Karren schon im Dreck steckt“. Dann hat sich meist auf beiden Seiten schon jede Menge Unzufriedenheit und Frust aufgestaut. Viel besser ist es, frühzeitig zu handeln, solange die Unzufriedenheit noch klein ist.

Der Zeitaufwand, den Sie für ein Basisgespräch investieren, lohnt sich in jedem Fall. Mit einem Gespräch von nur 15 bis 20 Minuten pro Mitarbeiter und Monat können Sie sehr viel erreichen. Jedes spätere Eingreifen kostet nicht nur mehr Zeit, sondern auch mehr Aufregung, Ärger, Leistungseinbußen und somit auch Geld.

Basisgespräche sind auch deshalb so wertvoll, weil Sie damit Aufmerksamkeit und Wertschätzung gegenüber dem Mitarbeiter zum Ausdruck bringen. Sie signalisieren dadurch: „Sie sind mir wichtig!“

In einem guten Basisgespräch stellen Sie Fragen und hören vor allem gut zu. Sie können behutsam ansprechen, wenn Ihnen Änderungen im Verhalten des Mitarbeiters aufgefallen sind und nach Gründen fragen. Wenn der Mitarbeiter Punkte nennt, die seine Arbeit behindern und stören, dann suchen Sie gemeinsam mit ihm nach passenden Lösungen. Lassen Sie die getroffenen Vereinbarungen vom Mitarbeiter in eigenen Worten formulieren und festhalten.

Das Kritikgespräch

Das Kritikgespräch führen Sie, wenn Sie mit den Leistungen und dem Verhalten eines Mitarbeiters dauerhaft unzufrieden sind. Es sollte erst nach mehrmaligen Basisgesprächen erfolgen.

Beginnen Sie das Kritikgespräch positiv und sprechen Sie zunächst über die Stärken des Mitarbeiters. Danach fällt es dem Mitarbeiter in der Regel leichter, zu den Kritikpunkten überzugehen.

Achten Sie darauf, Ihre Kritik stets sachlich und möglichst konkret vorzubringen. Verweisen Sie auf die Basisgespräche, die bereits stattgefunden haben.

Fragen Sie anschließend nach Verbesserungsvorschlägen und Lösungen von Seiten des Mitarbeiters und vereinbaren Sie konkrete Schritte und Maßnahmen.

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Das Konfliktgespräch

Das Konfliktgespräch wird dann notwendig, wenn das vorhergehende Kritikgespräch erfolglos geblieben ist. Nur bei sehr schweren Verfehlungen werden Sie mit einem Konfliktgespräch einsteigen.

Führen Sie das Gespräch nie im Affekt und ohne Vorbereitung. Kontrollierte Emotionen sind dennoch erlaubt, denn Sie haben ja im Vorfeld bereits in einem Kritikgespräch vergeblich Vereinbarungen getroffen.

Erklären Sie daher klar und deutlich Ihre Erwartungen und lassen Sie sich vom Mitarbeiter Maßnahmen aufzeigen, wie er diese Erwartungen künftig erfüllen wird. Treffen Sie eine schriftliche Vereinbarung, die von beiden Seiten abgezeichnet wird. Beenden Sie auch dieses Gespräch positiv.

Das Abmahngespräch

Das Abmahngespräch wird von der Geschäftsleitung bzw. einer Person geführt, die im Ernstfall auch berechtigt ist, eine Kündigung auszusprechen. Es hat eine rechtliche Relevanz. Holen Sie sich daher im Zweifelsfall Rat bei einem spezialisierten Anwalt.

Das richtige Mitarbeitergespräch zum richtigen Zeitpunkt

Vom Basisgespräch über Kritikgespräch und Konfliktgespräch bis hin zur Abmahnung – der Intensitätsgrad des Gesprächs nimmt von Stufe zu Stufe zu. Man spricht auch von einer Eskalationslinie. Der „Druck im Kessel“ wächst also mit jeder Stufe, wie das Schaubild verdeutlicht.

Wenn man zu früh in der falschen Phase beginnt, also sofort ein Konfliktgespräch führt, ohne vorher ein Basisgespräch und ein Kritikgespräch geführt zu haben, zerstört man Vertrauen und Glaubwürdigkeit. Überlegen Sie sich also gut, wann welcher Gesprächstyp angebracht ist.

Eskalationslinie für Mitarbeitergespräche
Eskalationslinie für Mitarbeitergespräche

Das Delegationsgespräch

Eine häufige Form des Mitarbeitergesprächs ist das Delegationsgespräch. Es steht außerhalb der Eskalationslinie. Viele Führungskräfte scheuen sich davor Aufgaben zu delegieren. Ein Hauptgrund dafür ist, zu glauben, dass die Aufgaben “besser und schneller” erledigt werden, wenn man sich selbst darum kümmert.

Dieser Weg führt jedoch in eine Sackgasse, denn die Zahl der Aufgaben, die man selbst erledigen kann, ist begrenzt. Doch Delegieren kann sehr unterschiedlich gestaltet werden, je nach Mitarbeiter, Situation und Aufgabe.

Wie Sie eine Aufgabe effizient delegieren und damit auch die gewünschten Ergebnisse erhalten, haben wir in einem eigenen Beitrag für Sie zusammengefasst.

Mitarbeitergespräche Schritt für Schritt professionell führen

Im BEITRAINING Seminar Praxisorientiertes Führen (QSL) erhalten Führungskräfte für alle genannten sowie weitere Gesprächstypen einen Leitfaden an die Hand, um die Kommunikation mit ihren Mitarbeitern motivierend und zielführend zu gestalten. Dabei wird jedes Mitarbeitergespräch in verschiedene Schritte untergliedert, zu denen die Teilnehmer detaillierte Hilfestellungen erhalten. Leicht nachvollziehbar und auf den Punkt gebracht.

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Andreas C. Fürsattel
Andreas C. Fürsattel startete seine berufliche Laufbahn im Vertrieb und baute im Finanzsektor innerhalb kurzer Zeit ein Außendienstteam mit über 600 haupt- und nebenberuflichen Verkäufern auf. Ab 1996 war Herr Fürsattel nationaler Trainingsdirektor von BEITRAINING für den deutschsprachigen Markt. Seit 2001 ist Andreas C. Fürsattel Geschäftsführer und Partner der BEIGROUP GmbH und verantwortlich für das operative Geschäft und die Unternehmensentwicklung des internationalen Franchisenetzwerks BEITRAINING. In seinem Buch Mitarbeiter im Fokus, zeigt er einen Überblick über das gesamte Thema Mitarbeiter-Marketing" und zeigt klare umsetzbare Wege, um das Unternehmen für die Gegenwart und Zukunft aufzustellen - auch anhand erfolgreicher Beispiele aus unterschiedlichen Branchen. Erschienen am 07. November 2016 beim Wiley Verlag. ISBN-13: 978-3527508945 ASIN: B01M36DKHG
Andreas C. Fürsattel

Andreas C. Fürsattel

Andreas C. Fürsattel startete seine berufliche Laufbahn im Vertrieb und baute im Finanzsektor innerhalb kurzer Zeit ein Außendienstteam mit über 600 haupt- und nebenberuflichen Verkäufern auf. Ab 1996 war Herr Fürsattel nationaler Trainingsdirektor von BEITRAINING für den deutschsprachigen Markt. Seit 2001 ist Andreas C. Fürsattel Geschäftsführer und Partner der BEIGROUP GmbH und verantwortlich für das operative Geschäft und die Unternehmensentwicklung des internationalen Franchisenetzwerks BEITRAINING. In seinem Buch Mitarbeiter im Fokus, zeigt er einen Überblick über das gesamte Thema Mitarbeiter-Marketing" und zeigt klare umsetzbare Wege, um das Unternehmen für die Gegenwart und Zukunft aufzustellen - auch anhand erfolgreicher Beispiele aus unterschiedlichen Branchen. Erschienen am 07. November 2016 beim Wiley Verlag. ISBN-13: 978-3527508945 ASIN: B01M36DKHG

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