Multitasking – Grenzen und Lösungen

Es gibt Menschen, die von sich behaupten, „multitasking-fähig“ zu sein, also mehrere Dinge gleichzeitig erledigen zu können. Besonders Frauen kokettieren gerne mit dieser Fähigkeit. So verlockend es klingen mag, heute wissen wir, dass der Versuch, multitasking zu arbeiten, unsere Arbeitsergebnisse in Wirklichkeit mindert. Den kognitiven Fähigkeiten des Menschen sind natürliche Grenzen gesetzt, die in der Arbeitsweise unserer Gehirns begründet sind.

Multitasking ist für das menschliche Gehirn unmöglich

Der Begriff Multitasking stammt aus der Informatik und bezeichnet Betriebssysteme, die in der Lage sind, mehrere Prozesse gleichzeitig zu aktivieren. Der Begriff wurde in den letzten Jahren auf die Psychologie übertragen und ist Gegenstand zahlreicher Studien.

Unser Gehirn ist jedoch überhaupt nicht multitasking-fähig. Der für die Steuerung von bewussten Prozessen zuständige präfrontale Kortex kann nicht mehrere Prozesse gleichzeitig ausführen. Die zweite Aufgabe wird aufgeschoben, bis die erste abgeschlossen ist. Dies erfolgt teilweise so schnell, dass wir der Illusion unterliegen, zwei Aufgaben gleichzeitig bewältigen zu können. Tatsache ist jedoch, dass wir immer zwischen den Aufgaben hin- und herspringen. Wenn wir also zwei anspruchsvolle Arbeiten gleichzeitig bewältigen wollen, wechseln wir in Wirklichkeit ständig in höchster Geschwindigkeit zwischen den Aufgaben. Doch das schadet unserer Konzentration und verursacht Stress. Wir arbeiten dadurch insgesamt langsamer und unsere Leistungen verschlechtern sich.

Clifford Nass, Kommunikationswissenschaftler der Stanford University, konnte dies in verschiedenen Versuchen beweisen, Die Multitasker fielen bei Tests durch mangelnde Konzentrationsfähigkeit auf. Auch ihre Fähigkeit, wichtige von unwichtigen Informationen zu trennen war insgesamt schlechter. Sie ließen sich leichter ablenken und brauchten für die Erledigung der Aufgaben insgesamt mehr Zeit als die Mono-Tasker. Weitere Versuche in den USA zeigten, dass Autofahrer, die gleichzeitig telefonierten, mehr Fahrfehler produzierten als Autofahrer, die mit 0,8 Promille Alkohol unterwegs waren.

Wir wissen zudem: Multitasking führt zu Stress und Unzufriedenheit. Das ständige Springen zwischen Aufgaben verhindert den sogenannten Work-Flow, ein konzentriertes Arbeiten, das in uns Zufriedenheit durch die Ausschüttung des Glückshormons Dopamin auslöst. Der Hirnforscher Ernst Pöppel hat außerdem herausgefunden, dass die Kreativität unter Multitasking leidet. Für kreatives Arbeiten seien regelmäßige Pausen und auch Sport ein gutes Rezept.

Die Folgen von Multitasking

Multitasking schadet also auf Dauer unserem Gehirn. Hirnforscher der Universität London haben jetzt herausgefunden, dass sogar eine Schwächung des Intelligenzquotienten durch übertriebenes Multitasking möglich ist. Gary Small, Professor für Neurowissenschaft an der Universität von Los Angeles, hat dafür in seinem Buch „iBrain“ den Begriff „digitale ADHD“, also Aufmerksamkeitsstörung geprägt.

Multitasking verursacht also:

  • einen Einbruch der Produktivität
  • den Verlust der Fähigkeit, Wesentliches von Unwesentlichem zu unterscheiden
  • eine höhere Fehlerquote
  • eine negative Beeinflussung des Intelligenzquotienten
  • eine Störung der Aufmerksamkeitsleistung
  • den Verlust von Kreativität
  • höheres Stressempfinden
  • mehr Unzufriedenheit

Sind Frauen bessere Multitasker?

Oft kokettieren gerade Frauen mit ihren angeblichen Multitasking-Fähigkeiten, während Männer als „Multitasking-Versager“ abgestempelt werden.

Auch diese These ist wissenschaftlich widerlegt. Frauen sind in Summe nicht multitaskingfähiger als Männer. Beide Geschlechter reagieren gleich gestresst und schneiden bei Tests insgesamt gleich schlecht ab, wie das Institut für Arbeit und Gesundheit in einer Studie herausfand.

Multitasken kann man allenfalls, wenn eine der Tätigkeiten weitgehend automatisiert ist. Wenn also manche Menschen multitasking erscheinen, beobachten wir sie mit hoher Wahrscheinlichkeit bei Routinetätigkeiten, die sie scheinbar spielend mit anderen Tätigkeiten kombinieren können.

Multitasking den Kampf ansagen

Schluss mit Multitasking also, wenn wir effizient arbeiten wollen! Die häufigsten externen Störfaktoren, die uns in unserer Arbeit unterbrechen, sind ankommende E-Mails, Kurznachrichten, Telefonate und Unterbrechungen durch Kollegen. Ist eine Arbeit erst einmal unterbrochen, dauert es im Durchschnitt sage und schreibe 20 Minuten, bis wir wieder zur ursprünglichen Aufgabe zurückkehren. Die Zeitspanne ist deshalb so groß, weil wir in der Zwischenzeit noch „kurz“ andere Aufgaben erledigen.

Ihre Verantwortung als Chef

Erwarten Sie, dass Ihre Mitarbeiter Ihre E-Mails sofort beantworten? Platzen Sie in die Büros herein und stellen Fragen, auch wenn Ihre Mitarbeiter gerade telefonieren oder konzentriert arbeiten?

Kontrollieren Sie Ihre Gewohnheiten und Erwartungen. Gehen Sie mit gutem Vorbild voran. Machen Sie bei jeder Aufgabe, die Sie delegieren klar, bis wann Sie eine Bearbeitung erwarten. So vermeiden Sie von vorn herein Stress bei Ihren Mitarbeitern.

5 Sofort-Maßnahmen gegen die Multitasking-Falle

  1. Telefonzeiten: Müssen wir wirklich rund um die Uhr für jeden erreichbar sein? Richten Sie Telefonzeiten ein, über die Sie Ihre Sekretärin oder Kollegen informieren. Reservieren Sie Rückrufzeiten in Ihrem Terminplan.
  2. E-Mails: Unterdrücken Sie akustische und optische Signale für eintreffende E-Mails und richten Sie zwei bis drei E-Mail-Zeitblöcke pro Tag ein.
  3. SMS und andere Kurz-Nachrichten: Legen Sie Ihr Handy bewusst zur Seite und schalten Sie es stumm, wenn Sie konzentriert arbeiten. Was für Ihre E-Mails gilt, gilt erst recht für Kurznachrichten. Lassen Sie sich nicht durch ständig eingehende Nachrichten stören.
  4. „Flow-Zeiten“: Reservieren Sie Zeitblöcke für Arbeiten, die Ihre volle Konzentration brauchen, sogenannte Flow-Zeiten. Informieren Sie Mitarbeiter und Kollegen über diese Zeitblöcke und lassen Sie sich dann durch nichts unterbrechen.
  5. Vorbild und Respekt: Respektieren Sie bei Mitarbeitern und Kollegen, dass elektronische Anfragen nicht immer sofort beantwortet werden.

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Birgit Mauroner

Birgit Mauroner ist Manager Marketing & PR bei BEITRAINING International.

Nach einem internationalen Studium der Betriebswirtschaft in Reutlingen und Reims war sie zunächst als Account Manager für A.C.Nielsen tätig. Seit 2003 ist sie bei BEITRAINING für die Bereiche Marketing und Öffentlichkeitsarbeit verantwortlich. Berufsbegleitend absolvierte sie dabei ein Studium zur akademisch geprüften PR-Beraterin.

Birgit Mauroner

Birgit Mauroner

Birgit Mauroner ist Manager Marketing & PR bei BEITRAINING International. Nach einem internationalen Studium der Betriebswirtschaft in Reutlingen und Reims war sie zunächst als Account Manager für A.C.Nielsen tätig. Seit 2003 ist sie bei BEITRAINING für die Bereiche Marketing und Öffentlichkeitsarbeit verantwortlich. Berufsbegleitend absolvierte sie dabei ein Studium zur akademisch geprüften PR-Beraterin.

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