7 Regeln für effektives Delegieren | Aufgaben richtig delegieren

Richtig delegieren bedeutet für eine Führungskraft nicht nur Zeit zu sparen. Gute Delegation ist vielmehr der Schlüssel für gute Führung. Wer gut delegiert, bietet seinen Mitarbeitern Motivation, Identifikation, Sinn, Entwicklungsperspektiven und fördert sie nachhaltig.

Manche Führungskräfte scheuen sich jedoch davor, Aufgaben zu delegieren. Sie haben schlechte Erfahrungen gemacht und glauben, dass die Aufgaben „besser und schneller“ erledigt werden, wenn man sich selbst darum kümmert. Dieser Weg führt jedoch in eine Sackgasse. Schließlich ist die Zahl der Aufgaben, die man selbst erledigen kann, begrenzt.

Führungskompetenz besteht in einem hohen Maße darin, Aufgaben sinnvoll weiterzugegeben. Andere Menschen zu befähigen, Aufgaben erfolgreich zu übernehmen, erfordert Vertrauen in die Fähigkeiten des Anderen und auch eine Menge Selbstdisziplin.

Warum delegieren?

Es gibt viele gute Gründe, warum Sie so viele Aufgaben wie möglich an Ihre Mitarbeiter delegieren sollten.

Sie können sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren und erhalten mehr Spielraum für strategische Überlegungen.
Ihr Team erzielt bessere Ergebnisse, da Sie die Potenziale der Teammitglieder besser ausschöpfen.
Sie helfen Ihren Mitarbeitern, ihre Fähigkeiten weiterzuentwickeln.
Durch erfolgreiches Delegieren erhalten Sie die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter zu loben und zu motivieren.
Sie fördern die Kreativität und das Selbstvertrauen Ihrer Mitarbeiter und leisten so einen wesentlichen Beitrag zu Zufriedenheit und Selbstverwirklichung.

Was kann man delegieren?

Im Prinzip kann man fast alles delegieren. Besonders gut geeignet sind Routine-, Verwaltungs-, Recherche- und fachspezifische Aufgaben. Es können aber auch Teilaufgaben bzw. Zuarbeiten für Ihre Kernaufgaben sein.

Was Sie nicht delegieren sollten, sind Führungsaufgaben wie Mitarbeiterführung, Planung, Geschäftsaufbau und Kontrolle. Auch sollten Sie keine Aufgaben delegieren, die vertrauliche Informationen erfordern, oder bei denen Sie sich selbst nicht im Klaren sind und sich erst einen Überblick verschaffen müssen.

Was, wenn delegieren schiefläuft?

Wie wichtig erfolgreiches Delegieren ist, wird klar, wenn man sich Beispiele für gescheitertes Delegieren vor Augen hält.

Wenn Delegation scheitert, hat dies Auswirkungen auf beiden Seiten:

Die Führungskraft ist unzufrieden. Sie hat mehr Stress, da sie die Aufgabe nun korrigieren oder selbst erledigen muss. Gleichzeitig schwindet das Vertrauen in den Mitarbeiter. „Alles muss man hier selber machen!“ Hinter dieser Haltung stecken viel Ärger und Frust.

Umgekehrt ist eine gescheitere Delegation auch für den Mitarbeiter sehr frustrierend. Sein Selbstbewusstsein sinkt. Der Mitarbeiter hat Angst, Fehler zu machen. Gleichzeitig schwindet sehr schnell die Freude, selbst Verantwortung zu übernehmen. Der Eindruck „Ich kann es ihm/ihr ohnehin nicht recht“ führt zu Mitarbeitern, die „Dienst nach Vorschrift“ machen.

Wenn also Delegation mehrfach misslingt, tangiert dies nicht nur die fachliche Zusammenarbeit zwischen der Führungskraft und ihrem Mitarbeiter. Mindestens genauso schwerwiegend ist die langfristige Beeinträchtigung der Beziehungsebene.

Der größte Feind beim Delegieren: Die „Lassen Sie mich mal machen“-Versuchung

Gerade wenn Sie als Führungskraft über die fachliche Schiene Karriere gemacht haben, kennen Sie vermutlich die Situation: Sie schauen einem Mitarbeiter über die Schultern und stellen fest, dass Sie diese Aufgabe schneller und besser erledigen könnten. Es ist verlockend einfach zu sagen: „Lassen Sie mich das schnell machen“. Schließlich sind Sie darin ein echter Profi.

Viele Fachkräfte haben Ihre Führungsposition gerade deshalb bekommen, weil sie bestimmte Aufgaben besonders gut und gerne gemacht haben. Es ist also sehr gut nachvollziehbar, dass sie diese Arbeit immer noch gerne selbst erledigen, anstatt den Mitarbeitern nach und nach beizubringen, wie sie mit der Zeit die gleiche Perfektion entwickeln können.

Dennoch müssen Sie als Führungskraft genau dieser Versuchung widerstehen, wenn Sie die Kosten und Probleme, die durch diese Verhaltensweise entstehen, vermeiden wollen.

6 grundlegende Fragen fürs richtige Delegieren

Um Aufgaben einfach und richtig zu delegieren, sind daher zunächst die folgenden Fragen zu beantworten:

1. Wer soll es machen?

Die Überlegung lautet: An wen delegiere ich die Aufgabe, so dass ich das beste Ergebnis erhalte? Die Entscheidung hängt davon ab, wie schnell die Aufgabe erledigt sein muss. Wenn Eile geboten ist, werden Sie Ihre erfahrenen Leistungsträger beauftragen, die aber oft schon viele andere Dinge um die Ohren haben. Langfristig ist es daher sinnvoll, über Alternativen nachzudenken und auch andere Mitarbeiter langsam für bestimmte Aufgaben aufzubauen. Sie werden zunächst vielleicht mehr Zeit und Korrekturläufe brauchen, bis Sie das gewünschte Ergebnis erhalten, aber auf Dauer wird sich der Einsatz lohnen.

2. Was ist zu tun und wie soll das Ergebnis aussehen?

Je genauer Sie die Aufgabe definieren, umso besser wird das Ergebnis. Mal kurz eine Aufgabe „herüberzuschieben“, bringt selten das gewünschte Ergebnis und frustriert die Mitarbeiter auf Dauer nur.

Der Mitarbeiter, der die Aufgaben erledigen soll, muss vor allem wissen, welches Ziel erreicht werden soll. Die genaue Vorgabe des erwarteten Ergebnisses ist entscheidend, weniger der Weg, der zu dem Ergebnis führt. So hat der Mitarbeiter die Chance, mitzudenken und kreativ zu arbeiten. Auch unangenehme oder eilige Aufgaben kann er dann leichter akzeptieren.

Bei komplexen Aufgaben ist ein Feedback des Mitarbeiters sinnvoll. Lassen Sie ihn die Aufgabe mit eigenen Worten wiederholen, um zu überprüfen, ob Ihre Botschaften verstanden wurden.

3. Warum ist diese Aufgabe wichtig?

Erklärt die Führungskraft den Hintergrund einer Aufgabe, fördert sie nicht nur die Motivation der Mitarbeiter, sondern erhöht auch die Attraktivität einer Aufgabe. Wenn der Mitarbeiter weiß, wofür der Aufwand betrieben wird, wirkt sich das positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus.

Zudem lassen sich Fehler und Rückfragen vermeiden, wenn der Mitarbeiter den Sinn und Zweck der Aufgabe versteht.

4. Bis wann soll die Aufgabe erledigt sein?

Die Angabe eines Zeitrahmens gehört zwingend zur Delegation. Dadurch kann sich der Mitarbeiter seine Arbeitszeit frei einteilen. Wenn der Mitarbeiter eine Teilaufgabe für Sie erledigt und Sie einen festen Abgabetermin haben, sollten Sie zusätzlich einen zeitlichen Puffer einbauen.

5. Wo soll das gemacht werden?

Bei bestimmten Aufgaben kann auch der Ort der Erfüllung eine Rolle spielen. An welchem Standort ist das zu erledigen? Beim Kunden oder im Unternehmen?

6. Wieviel Anleitung braucht der Mitarbeiter?

Mit dem Delegieren der Aufgabe geben Sie Verantwortung ab und räumen dem Mitarbeiter Freiräume in der Ausgestaltung der Aufgabe ein. Je nach Situation und Erfahrungsschatz des Mitarbeiters werden Sie jedoch das Maß an Verantwortung und die Spielräume variieren müssen.

Unerfahrene Mitarbeiter werden mehr Anleitung brauchen. Dann ist es sinnvoll, Zwischenziele zu vereinbaren und sich in kleinen Schritten dem Ziel zu nähern. Denken Sie immer daran: Die Zeit, die Sie jetzt investieren, wird sich bald rechnen!

Erfahrene Mitarbeiter dagegen brauchen keine schrittweise Anleitung, weil sie selbst genau im Kopf haben, wie sie vorgehen wollen. Sie wollen die Verantwortung übernehmen und den Weg zum Ziel selbst finden. Mit zu vielen Vorgaben und Kontrollen setzen Sie ein falsches Signal, nämlich dass Sie ihnen diese Aufgabe nicht zutrauen. Lassen Sie also los und übertragen Sie Verantwortung!

Richtig delegieren: 4 Praxis-Tipps

1. Lassen Sie sich Anweisungen wiederholen

Nachdem Sie Ihrem Mitarbeiter die Aufgabe delegiert haben, können Sie sich die wesentlichen Sachverhalte der Aufgabe wiederholen lassen. Dadurch können frühzeitig Fehler vermieden werden.

In diesem Zusammenhang ist es sinnvoll, die Mitarbeiter von Anfang an darauf hinzuweisen, Notizwerkzeug (egal ob in Papierform oder digital) zu einem Gespräch mit Ihnen mitzubringen.

2. Kontrollieren Sie die Ergebnisse zeitnah

Besonders bei größeren Aufgaben sollten Sie Meilensteine festlegen, um die Ergebnisse zu kontrollieren. So können Sie, wenn die Entwicklung nicht Ihren Vorstellungen entspricht, frühzeitig eingreifen und die Bearbeitung der Aufgabe in die richtige Richtung lenken.

3. Reflektieren Sie die Delegation

Da in der richtigen Delegation der Schlüssel zu guter Führung liegt, ist es ratsam, nach jeder Delegation zu reflektieren, wie es gelaufen ist. War der Mitarbeiter unterfordert oder überfordert? Woran lag es, wenn Dinge nicht perfekt gelaufen sind? Was ist für die Zukunft zu beachten?

4. Geben Sie Feedback

Denken Sie daran, dem Mitarbeiter ein ehrliches und konstruktives Feedback zu geben. Loben Sie ihn für besondere Leistungen, für Fortschritte, die er gemacht hat und für außergewöhnliches Engagement. Sagen Sie auch, wo es noch Raum für Verbesserung gibt.

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Richtiges Delegieren ist eine Kunst. Es lohnt sich jedoch, sich diese Kunst anzueignen. Holen Sie sich den Leitfaden und das Handwerkszeug für richtiges Delegieren. Fragen Sie nach den BEITRAINING Seminaren Praxisorientiertes Führen und Effektive Eigenorganisation für Führungskräfte.