„Sie haben Post!“ – Tipps im Kampf gegen die E-Mail-Flut

Kaum ein Kommunikationsmittel hat die Büroarbeit so nachhaltig verändert, wie die E-Mail. Innerhalb weniger Sekunden können wir ohne großen Aufwand Nachrichten oder Dateien an beliebig viele Personen versenden, alle infrastrukturellen Hürden fallen weg, und eine Kommunikation „per Knopfdruck“ wird damit möglich.

Doch so praktisch und hilfreich E-Mails sein können, so zeitraubend und uneffizient sind sie. Beinahe im Minutentakt kommen Nachrichten bei uns an, und wer nicht sofort reagiert, wird kurze Zeit später telefonisch an die neue Nachricht im Posteingang erinnert: „Haben Sie schon die E-Mail gelesen, die ich Ihnen vor 10 Minuten geschickt habe?“ Diese Unsitte, einer E-Mail nach zu telefonieren, führt leicht dazu, dass wir uns überrumpelt fühlen und verleitet uns zu überhasteten Reaktionen.

Grundsätzlich können wir davon ausgehen, dass E-Mails – bei richtiger Anwendung – unsere Arbeit effizienter gestalten. In vielen Fällen verläuft die Kommunikation jedoch sehr ineffizient, denn E-Mails verursachen zahlreiche Unterbrechungen und lenken uns von unserer Arbeit ab. Und schließlich hängt auch der Unternehmenserfolg davon ab, auf welche Art und Weise mit der Kommunikationstechnik umgegangen wird.

Beim Umgang mit E-Mails ist also Disziplin und auch eine gewisse Gelassenheit hilfreich. Zeitmanagement bedeutet, die eigene Arbeit und Zeit zu beherrschen und diese nicht von außen beherrschen zu lassen.

 

Folgende Tipps helfen, die E-Mail-Flut einzudämmen, und tragen zu einer effizienten E-Mail-Kommunikation bei:

Feste E-Mail-Zeiten einrichten

Im Zeitalter von Smartphone & Co. entsteht schnell das Gefühl, permanent erreichbar sein zu müssen. Für konzentriertes Arbeiten ist es jedoch sinnvoller, Nachrichten erst dann zu lesen, wenn es Ihnen passt. Legen Sie für sich selbst definierte Zeiten fest, zu denen Sie Ihre E-Mails lesen, z.B. um 9 Uhr, 12 Uhr und 16 Uhr.

Bei jeder E-Mail sofort entscheiden, wie sie bearbeitet wird

Entscheiden Sie bei jeder E-Mail sofort, wie Sie damit umgehen wollen. Wählen Sie eine der vier Möglichkeiten:

  • Sofort löschen – für alle unwichtigen Mails.
  • Sofort ablegen – für alles, was der Dokumentation dient.
  • Delegieren – Leiten Sie alles weiter, was Mitarbeiter für Sie erledigen können.
  • Zur Erledigung in die eigene Aktivitätenplanung aufnehmen. – Versehen Sie diese Aufgaben gleich mit der angemessenen Priorität.

Regeln und Spamfilter nutzen

Sie können auch Regeln erstellen, nach denen neu eintreffende E-Mails automatisch in bestimmte Ordner verschoben oder auch gelöscht werden. Ein Spamfilter sollte eine Selbstverständlichkeit sein.

Newsletter/Werbung automatisch archivieren

Newsletter lassen Sie am besten ebenfalls automatisch in einen Ordner verschieben, und lesen Sie diese, wenn Sie Zeit dafür haben. Newsletter, die nur archiviert, jedoch niemals gelesen werden, bestellen Sie ab.

Zurück aus dem Urlaub

Nach einem (längeren) Urlaub ist das eigene Postfach meist zum Platzen voll. Alle neuen E-Mails auf einmal zu bearbeiten ist jedoch unmöglich, daher empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

  • Sortieren Sie Ihre E-Mails nicht chronologisch, sondern nach dem Absender und lesen Sie zuerst die neueste Nachricht, um auf den aktuellsten Stand zu kommen. Ein Thema hat sich möglicherweise bereits erledigt.
  • Teilen Sie Ihre E-Mails folgenden Kategorien zu: „Handlung notwendig“, „Keine Handlung notwendig, aber Archivierung“ und „Papierkorb“. Dieses System bewertet jede E-Mail klar, was einen ersten Überblick schafft.
  • In einem zweiten Durchgang kann nun noch die Dringlichkeit zugemessen werden: Muss etwas sofort erledigt werden oder hat es Zeit?

Ping-Pong-Mails vermeiden

Lassen Sie sich nicht auf Ping-Pong-Korrespondenzen ein. Manche E-Mails führen zu einem endlosen Schriftverkehr. Greifen Sie in solchen Fällen lieber zum Telefon und erledigen Sie die Angelegenheit direkt. Ein Telefonat ist auch dann sinnvoll, wenn eine Entscheidung gefällt werden soll. Dies geht am Telefon effizienter und schneller.

Vermeiden von Empfangs- und Lesebestätigungen

Diese sind nicht wirklich zuverlässig und für die meisten Empfänger nervig.

Kollegen informieren

Bitten Sie Ihre Kollegen/Mitarbeiter darum, nicht bei jeder E-Mail in CC gesetzt zu werden, da sie nur bei endgültigen Entscheidungen eine Benachrichtigung erhalten möchten. Überlegen Sie auch selbst, wer unbedingt auf Ihrer Verteilerliste sein sollte und wer nicht. Denn nicht jede Kopie wird gelesen und verstanden.

Vorbild sein

Seien Sie ein Vorbild im Umgang mit dem Medium E-Mail:

  • Setzen Sie E-Mails sparsam, bewusst und sinnvoll ein.
  • Schreiben Sie nur, wenn es notwendig ist und fassen Sie sich kurz.
  • Wählen Sie den Verteiler sorgsam aus.
  • Telefonieren Sie Ihren eigenen E-Mails nicht nach, sondern geben Sie dem Gesprächspartner Zeit für eine überlegte Antwort.

 

Fazit:

Ständiger E-Mail-Verkehr schränkt nicht nur die Produktivität der Mitarbeiter ein, sondern verursacht auch Stress. Nutzen Sie die Möglichkeiten Ihres PCs, indem Sie z.B. Ordner und automatisierte Ablageregeln erstellen – Aber Achtung: Alles muss überschaubar bleiben. Greifen Sie häufiger zum Telefon, denn Missverständnisse sind bei Nachrichten viel häufiger als im direkten Gespräch. Und schließlich: Überdenken Sie auch Ihr eigenes Kommunikationsverhalten und ermutige Sie Ihre Kollegen zu einem effizienteren Umgang mit E-Mails.

Buchtipp:
Weick, Günter / Wagner, Susanne (2011): Management by E-Mail. Stark Verlag.

Wolfgang Kellat

Dipl.-Ing. (TU) Wolfgang Kellat startete im Jahr 2000 seine Trainer-Karriere bei BEI (Business Education International) als Corporate Trainer, verantwortlich für den Verkauf und die Durchführung von People Skills Trainings in Deutschland und Österreich. 2002 verlegte er seinen Arbeits- und Lebensmittelpunkt von Deutschland nach Österreich und arbeitete als Key Account Manager für die BEIGroup GmbH mit dem Schwerpunkt Training für die Immobilienwirtschaft.

Im Juli 2009 gründete er mit seinem Geschäftspartner Oke Ketelsen die K+K Training GmbH & Co. KG mit Sitz in München und Wien. Als Nationaler Trainingsdirektor für Österreich ist es seine Aufgabe, die Entwicklung des BEITraining® Netzwerks voranzutreiben und abzusichern.

Wolfgang Kellat konnte bisher mehr als 20.000 Teilnehmer aus 31 Ländern an Trainings, Workshops, Meetings und Vorträgen bei der Erreichung ihrer Ziele unterstützen. Er gehört zu den erfolgreichsten Verkaufs- und Management-Trainern der Branche.

Wolfgang Kellat

Wolfgang Kellat

Dipl.-Ing. (TU) Wolfgang Kellat startete im Jahr 2000 seine Trainer-Karriere bei BEI (Business Education International) als Corporate Trainer, verantwortlich für den Verkauf und die Durchführung von People Skills Trainings in Deutschland und Österreich. 2002 verlegte er seinen Arbeits- und Lebensmittelpunkt von Deutschland nach Österreich und arbeitete als Key Account Manager für die BEIGroup GmbH mit dem Schwerpunkt Training für die Immobilienwirtschaft. Im Juli 2009 gründete er mit seinem Geschäftspartner Oke Ketelsen die K+K Training GmbH & Co. KG mit Sitz in München und Wien. Als Nationaler Trainingsdirektor für Österreich ist es seine Aufgabe, die Entwicklung des BEITraining® Netzwerks voranzutreiben und abzusichern. Wolfgang Kellat konnte bisher mehr als 20.000 Teilnehmer aus 31 Ländern an Trainings, Workshops, Meetings und Vorträgen bei der Erreichung ihrer Ziele unterstützen. Er gehört zu den erfolgreichsten Verkaufs- und Management-Trainern der Branche.

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