Teammeeting: 11 goldene Regeln


Wenn Sie des Öfteren Zeit in einem Teammeeting verbringen, dann müsste Ihnen die folgende Situation doch auch bekannt vorkommen.

Ein Teammeeting ist für zehn Uhr angesetzt. Zehn Minuten nach Beginn huschen immer noch vereinzelt Teammitglieder in den Raum und murmeln leise Entschuldigungen beim Eintreten. Das stört natürlich den Ablauf. Da wird es auch nicht besser, dass Ihr Sitznachbar die ganze Zeit an seinem Smartphone spielt, anstatt sich am Meeting zu beteiligen. Und dann gibt es auch noch den einen Mitarbeiter, der zu jedem Thema etwas zu sagen hat und alle Dinge bis ins kleinste Detail besprechen will. Und Schwupps, sind schon zwei Stunden vergangen, ohne ein wirkliches Ergebnis vorweisen zu können.
Gerade Teammeetings sind im Büroalltag der Zeitfresser Nummer eins. Führungskräfte halten sich wöchentlich rund zwei Tage nur in Meetings auf. Die gesamte Belegschaft verbringt rund 15 Prozent Ihrer Arbeitszeit in Teammeetings. Zu diesen Erkenntnissen kam die Studie „Managing Your Scarcest Resource“ von Bain&Company.

Um diesem Problem entgegenzuwirken, haben wir für Sie 11 goldene Regel zusammengestellt, damit Sie in Zukunft Ihre Teammeetings besser und effizienter gestalten können.

11 goldene Regeln für ein besseres Teammeeting

1. Ein Teammeeting gehört dem Team

Wie es der Name schon sagt, ist das Teammeeting eines, des Teams. Sinnvoll ist es, wenn das Team aus diesem Grund auch die Organisation selbst übernimmt. Einladungen, Vorbereitung der Agenda, eventuell sogar die Moderation des Teammeetings kann vom Team selbst durchgeführt werden. Der Teamleiter wäre somit enorm entlastet und muss sich lediglich um den Agenda Punkt „Bericht der Teamleitung“ kümmern. So kann der Teamleiter kostbare Zeit in andere Projekte investieren und zudem können auch Meetings stattfinden, wenn der Teamleiter krankheits- oder urlaubsbedingt einmal nicht anwesend sein kann.

2. Sitzungsregeln festhalten

Vielleicht kennen Sie auch solche Mitarbeiter: Den chronischen Zuspätkommer, oder den Mitarbeiter, der lieber auf seinem Smartphone tippt, als sich effektiv am Teammeeting zu beteiligen. Sitzungsregeln sind hierbei ein wichtiges Werkzeug, um die Mitarbeiter zu disziplinieren. Legen Sie am besten ein Teammeeting fest, in dem die zukünftige Teammeeting Struktur und notwendige Sitzungsregeln geklärt werden.   Finden Sie gemeinsam Regeln, die jeder akzeptiert. Wichtig hierbei ist auch, dass diese Regeln nicht starr sein müssen. Sie können auch gerne abgeändert werden, solange alle Teammitglieder mit Ihnen einverstanden sind.

3. Zeiten genau einhalten

Bei Teammeetings ist es sehr wichtig, konsequent zu sein, was den zeitlichen Aspekt betrifft. Alle Teilnehmer, egal ob Mitarbeiter oder Führungskraft, sollten sich bemühen, stets pünktlich zu sein. Wenn man jedes Mal wartet, bis alle Teilnehmer anwesend sind, ist kostbare Zeit verstrichen. Zudem könnten sich die Zuspätkommer daran gewöhnen, dass immer auf sie gewartet wird. Deshalb, fangen Sie immer wie vereinbart an. Genauso konsequent sollten Sie aber dann auch beim Beenden des Meetings sein und dieses innerhalb des vorgegebenen Zeitraumes abschließen.

4. Den Tagesordnungspunkt „Sonstiges“ streichen

Ein Teammeeting sollte zeitlich gut durchgeplant und alle Agenda Punkte schon im Vorhinein eingereicht sein. Wichtig ist hierbei: Streichen Sie den Punkt „Sonstiges“. Er enthält zumeist ungeplante Überraschungen, die Ihren und den Zeitplan Ihrer Mitarbeiter komplett durcheinanderbringen können.

5. Nur gemeinsame Themen besprechen

In einem Teammeeting sollten Sie schon bei der Auswahl Ihrer Themen darauf achten, dass Sie nur solche wählen, die wirklich für alle Teilnehmer relevant sind. Spezialthemen sollten nur in gesonderten Runden und nicht im großen Meeting mit allen besprochen werden. Es empfiehlt sich das Meeting in zwei Teile aufzuteilen. Im ersten Teil besprechen Sie allgemeine Inhalte, die für alle Teilnehmer von Wichtigkeit sind, wovon z.B. alle lernen können. Im zweiten Teil adressieren Sie Themen an eine Spezialrunde. So stellen Sie die Effizienz Ihres Meetings sicher.

6. Einhalten des „GEMO“-Prinzips

Good enough, move on“, also zu Deutsch: „Ist das gut genug, können wir weitermachen?“ ist auch eine sehr gute Methode, um viel Zeit im Teammeeting zu sparen. Hierbei werden nicht alle Punkte auf der Agenda bis ins kleinste Detail ausdiskutiert, sondern, wenn die wesentlich wichtigen Aspekte geklärt sind, einfach zum nächsten Punkt übergegangen. Die Ausarbeitung des jeweiligen Punktes kann dann lieber separat, in einer Arbeitsgruppe, durchgeführt werden. Wer Teil dieser Arbeitsgruppe ist, wird dabei im Protokoll festgehalten. So stellen Sie sicher, dass die knappe Ressource Zeit optimal ausgenutzt wird.

7. Medienauswahl beachten

Ganz nach dem KISS-Motto, also „Keep it short and simple“ sollte Ihre Medienauswahl für ein Teammeeting erfolgen. Um Sachverhalte zu verdeutlichen, benutzen Sie am besten eine Flipchart und präsentieren nur wichtige Bullet Points.  Verzichten Sie auf aufwändige PowerPoint Präsentationen, die im schlimmsten Fall sogar für eine andere Zielgruppe erstellt wurde, anstatt für das Teammeeting. In den meisten Teammeetings geht es ja um einen aktiven Austausch von Meinungen welcher, bei dem Verfolgen einer solchen Präsentation, oft nicht erfolgt.

8. Ergebnisse visualisieren

Ziel eines Meetings ist es, Meinungen zu den Agendapunkten auszutauschen und Lösungen für eventuelle Probleme zu finden. Visualisieren Sie den Meetingverlauf zur Orientierung auf Flipcharts, Whiteboards, etc. Ist einer der Agenda Punkte abgearbeitet worden, so haken Sie Ihn von der Liste ab. Sind einige Punkte noch offen, beziehungsweise müssen noch weiterbearbeitet werden, so notieren Sie sich die To-Dos mit dem jeweiligen Verantwortlichen. Durch die Visualisierung behalten Sie einen guten Überblick über das Erreichte und schaffen es so, die einzelnen Punkte systematisch abzuarbeiten.

9. Ergebnisprotokolle führen

Vorab wird festgelegt, wer das Protokoll erstellt. Das kann rotierend geschehen oder an eine Person (nicht an den Teamleiter) fest übertragen werden.

Protokolle sind ein wichtiges Hilfsmittel, um die besprochenen Ergebnisse von Teammeetings zu dokumentieren. Vorteilhaft ist hierbei, dass auch neue oder externe Gruppenmitglieder sich erste Informationen einholen können. Zudem können Entscheidungen wieder in Erinnerung gebracht werden, die schon vor einiger Zeit gefällt wurden. Im Ergebnisprotokoll, das auf der Agenda basiert, sollten nur Ergebnisse und To-Dos (wer, was, bis wann) festgehalten werden.

10. Bearbeitung der To-Dos durch das Team – nicht durch den Teamleiter

Sehen Ihre Ergebnisprotokolle aus dem Teammeeting auch so aus, dass der Teamleiter die meisten To-Dos hat? Ihre Mitarbeiter sind die Spezialisten, wenn es um die Bearbeitung von To-Dos geht. Fällt doch ein Punkt in den Verantwortungsbereich des Teamleiters, so sollte ein Mitarbeiter mit der Aufgabe betraut werden, ihn an das To-Do zu erinnern und gegebenenfalls nachzuhaken. Der Mitarbeiter hat damit die „Projektverantwortung“

11. Meetingstrukturen hinterfragen

Haben Sie eine Meetingstruktur, die für Sie funktioniert? Toll! Dann behalten Sie diese Struktur bei, aber suchen Sie trotzdem nach Verbesserungsmöglichkeiten. Nehmen Sie sich beispielsweise diese 11 goldenen Regeln zu Herzen und seien Sie nicht gleich frustriert und schmeißen alles über den Haufen, wenn es nicht gleich am Anfang für Sie klappt. Geben Sie der neuen Struktur etwas Zeit um erfolgreich zu sein.

Fazit:

Diese Tipps sind Impulse. Wenn Sie sich als Führungskraft wirklich ernsthaft mit Ihrer Rolle aneinandersetzen, werden Sie sich auch intensiv mit den verschiedenen Mitarbeitertypen, die im Team sind, auseinandersetzen müssen. Auf dieser Basis ist dann – in Kenntnis der entsprechenden „Werkzeuge“ – profilorientiertes Führen (u.a. von Teammeetings) effizient und erfolgreich möglich. Ein umfassendes Training hierzu vermittelt Ihnen das Seminar Erfolgreiche Mitarbeiterführung.

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Uwe Steinweh
Uwe Steinweh (Jahrgang 1961) ist Inhaber/Geschäftsführer von BEITRAINING Rheinland und verantwortet in dieser Funktion Westdeutschland. Als zertifizierter Senior Corporate Trainer (BEI) und TÜV Rheinland zertifizierter Trainer in der Erwachsenenbildung trainiert er bundesweit im Netzwerk von BEITRAINING.

Uwe Steinweh reflektiert dabei auf eine über 30 jährige Erfahrung in div. Führungs- und Vertriebsaufgaben sowie Beratungsfunktionen sowohl im Großunternehmen, als auch in der Zusammenarbeit mit kleinen und mittleren Firmen.

Als Spezialist für Unternehmensentwicklung liegt seine Stärke in der individuellen Ansprache von Unternehmen, deren Führungskräften und Mitarbeitern auf Basis der Beratungs- und Trainingskonzepte von BEITRAINING.


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