Vertriebssteuerung mit Aktivitäten-Diagrammen

Wie können Führungskräfte Leistungsschwankungen von Verkäufern frühzeitig erkennen und gegenwirken, bevor es zu einem Umsatzeinbruch kommt? Ein Aktivitäten-Diagramm gibt Verkäufern und Vertriebsleitern ein wertvolles Instrument zur Vertriebssteuerung und zur Mitarbeiterführung an die Hand.

Versetzen Sie sich in die Situation eines Landwirts hinein. Was der Bauer im Frühjahr sät, erntet er erst im Herbst. Hat er es im Frühjahr versäumt, die Saat einzubringen, wird er im September nichts ernten, egal wie fleißig er auch im Herbst ist. Es hilft ihm nicht, wenn Sie mit ihm im Herbst über die ausbleibende Ernte jammern. Viel hilfreicher wäre es, wenn Sie ihn im Frühjahr daran erinnert hätten, die Saat auszubringen.

Mit dem Verkaufserfolg ist es in vielen Unternehmen und Branchen genauso:

Der Umsatz von heute ist das Resultat von Aktivitäten, die bereits vor Wochen und Monaten erfolgt sind.

Wenn diese Erkenntnis auch auf Ihre Branche zutrifft, reicht die Beobachtung des Umsatzes zur Steuerung der Vertriebsleistungen nicht aus. Strukturelle Probleme sowie Leistungseinbrüche einzelner Verkäufer werden viel zu spät erkannt, wenn Sie allein auf die aktuellen Verkäufe blicken. Für ein effektives Vertriebsmanagement ist es wichtig, die Aktivitäten zu beobachten, die den Verkaufserfolgen vorangehen. So hat der Vertriebsmanager die Chance, schnell und gezielt auf auftretende Probleme zu reagieren.

Vertriebssteuerung mit Hilfe von Vor-Ergebnissen

Die Schlüsselaktivitäten oder Vor-Ergebnisse, die dem Verkauf vorangehen, sind von Unternehmen zu Unternehmen und von Branche zu Branche unterschiedlich. Jeder Vertriebsmanager muss herausfiltern, welche für sein Unternehmen relevant sind und ein Reporting-System aufbauen, das genau diese Vor-Ergebnisse erfasst.

Kennziffern zur Vertriebssteuerung

Kennziffern, die Vertriebserfolgen vorangehen, sind zum Beispiel:

•    Telefonate mit potenziellen Neukunden
•    Ersttermine mit potenziellen Kunden
•    Folgetermine mit potenziellen Kunden
•    Anzahl und Höhe der unterbreiteten Angebote
•    Follow-up-Gespräche
•    Wiederkäufe/Nachbestellungen

Mehr Übersicht und Transparenz durch das Aktivitäten-Diagramm

Für eine effektive Vertriebssteuerung, bzw. Vertriebscontrolling müssen die Vor-Ergebnisse systematisch erfasst und nachverfolgt werden. Lassen Sie Ihre Verkäufer also ein monat¬liches Reporting mit allen Kennziffern erstellen, die Sie festlegt haben.
Diese Kennziffern lassen sich grafisch in einer Leistungskurve darstellen. Die fertige Grafik vermittelt auf einen Blick eine Zusammenfassung der Ergebnisse eines Verkäufers. Diese Grafik bezeichnen wir als Aktivitäten-Diagramm. Mit seiner Hilfe kann der Vertriebsmanager frühzeitig Leistungseinbrüche erkennen. Aus unseren Erfahrungen heraus ist ein Vertriebsmanager durch ein Aktivitäten-Diagramm gleichzeitig bestens vorbereitet, um regelmäßige Einzelgespräche mit Verkäufern zu führen, sie effektiv zu beraten und ihnen schnell und gezielt aus einem Leistungstief herauszuhelfen.

Beispiel eines Aktivitäten-Diagramms für die  Vertriebssteuerung

Aktivitaeten-Diagramm

Mitarbeitergespräche auf Basis des Aktivitäten-Diagramms

Eine laufende und strukturierte Überprüfung der Aktivitäten im Zuge regelmäßiger Mitarbeitergespräche zwischen Führungskraft und Vertriebsmitarbeiter ist wichtig. Als eine Grundlage für ein Monatsgespräch dient das Aktivitäten-Diagramm. Wenn ein Leistungsabfall aufgrund von rückläufigen Vor-Aktivitäten zu erwarten ist, kann die Führungskraft die Ursachen hinterfragen und gezielt Unterstützung, z.B. in Form von Weiterbildung, Training oder Coaching anbieten.

Welche Maßnahme geeignet ist, hängt von den Gründen für den Rückgang der Aktivitäten ab. Denken Sie an den Bauern, der im Frühjahr nicht gesät hatte. Warum? Hatte er kein Geld für das Saatgut? War sein Traktor defekt? War er krank? Hatte er private Probleme und war abgelenkt? Je nach Situation, hätte er eine andere Unterstützung gebraucht.

Genauso ist es mit Ihren Vertriebsmitarbeitern. Im Gespräch können Sie klären, welche Gründe der Rückgang der Vor-Aktivitäten hat. Ist der Mitarbeiter durch private Probleme abgelenkt? Fehlen ihm bestimmte Fähigkeiten, z.B. wirksame Abschlusstechniken? Wachsen ihm die Dinge über den Kopf und er braucht Unterstützung bei der Eigenorganisation? Die Gegenmaßnahme, die Sie dann gemeinsam mit dem Mitarbeiter wählen, muss zum Problem passen, damit die Krise frühzeitig gestoppt werden kann.

Vorteile eines Aktivitäten-Diagramms für die Vertriebssteuerung

  • Gezielter Fokus: Es zwingt den Vertriebsmanager dazu, sich monatlich einige Minuten auf die Ergebnisse jedes einzelnen Verkäufers zu konzentrieren.
  • Effektives Frühwarnsystem: Es offenbart zum frühestmöglichen Zeitpunkt die Gefahr eines bevorstehenden Leistungseinbruchs und gibt Gelegenheit, rechtzeitig einzugreifen.
  • Einfaches Steuerungsinstrument: Es zeigt auf, wenn der Fokus sich verändert – z.B. von Erstkundengeschäft zum Wiederholungsgeschäft.
  • Motivierendes Führungsinstrument: Es zeigt, ob ein Mitarbeiter Training und Hilfestellung benötigt und gibt die Möglichkeit, gezielt gemeinsam mit dem Vertriebsmitarbeiter an seiner persönlichen Weiterentwicklung zu arbeiten.

Fazit

„Beurteile einen Tag nicht danach, welche Ernte du am Abend eingefahren hast, sondern danach, welche Saat du gesät hast“, meinte der schottische Schriftsteller Robert Louis Stevenson. Die Beobachtung der Vor-Ergebnisse lenkt den Blick auf die Aktivitäten, die heute notwendig sind, um morgen erfolgreich zu sein. So wird verhindert, dass wir uns auf den Lorbeeren von gestern ausruhen.

Wenn Sie mehr zum Thema Vertriebssteuerung wissen wollen, dann empfehlen wir Ihnen das Seminar Erfolgreiche Mitarbeiterführung“.

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Andreas C. Fürsattel
Andreas C. Fürsattel startete seine berufliche Laufbahn im Vertrieb und baute im Finanzsektor innerhalb kurzer Zeit ein Außendienstteam mit über 600 haupt- und nebenberuflichen Verkäufern auf.

Ab 1996 war Herr Fürsattel nationaler Trainingsdirektor von BEITRAINING für den deutschsprachigen Markt.

Seit 2001 ist Andreas C. Fürsattel Geschäftsführer und Partner der BEIGROUP GmbH und verantwortlich für das operative Geschäft und die Unternehmensentwicklung des internationalen Franchisenetzwerks BEITRAINING.

In seinem Buch Mitarbeiter im Fokus, zeigt er einen Überblick über das gesamte Thema Mitarbeiter-Marketing“ und zeigt klare umsetzbare Wege, um das Unternehmen für die Gegenwart und Zukunft aufzustellen – auch anhand erfolgreicher Beispiele aus unterschiedlichen Branchen.
Erschienen am 07. November 2016 beim Wiley Verlag.
ISBN-13: 978-3527508945
ASIN: B01M36DKHG

Andreas C. Fürsattel

Andreas C. Fürsattel

Andreas C. Fürsattel startete seine berufliche Laufbahn im Vertrieb und baute im Finanzsektor innerhalb kurzer Zeit ein Außendienstteam mit über 600 haupt- und nebenberuflichen Verkäufern auf. Ab 1996 war Herr Fürsattel nationaler Trainingsdirektor von BEITRAINING für den deutschsprachigen Markt. Seit 2001 ist Andreas C. Fürsattel Geschäftsführer und Partner der BEIGROUP GmbH und verantwortlich für das operative Geschäft und die Unternehmensentwicklung des internationalen Franchisenetzwerks BEITRAINING. In seinem Buch Mitarbeiter im Fokus, zeigt er einen Überblick über das gesamte Thema Mitarbeiter-Marketing" und zeigt klare umsetzbare Wege, um das Unternehmen für die Gegenwart und Zukunft aufzustellen - auch anhand erfolgreicher Beispiele aus unterschiedlichen Branchen. Erschienen am 07. November 2016 beim Wiley Verlag. ISBN-13: 978-3527508945 ASIN: B01M36DKHG

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