Zeitdiebe und Zeitfallen

Sie lauern überall: Hinterhältige Zeitdiebe, die uns unsere wertvolle Zeit stehlen, sowie gefährliche Zeitfallen, in die wir ahnungslos hineintappen. Wir alle kennen das Gefühl, dass wir den ganzen Tag geschuftet haben und doch gar nicht vorangekommen sind. Schuld sind meist genau diese Zeitfresser. Lassen Sie uns genauer hinschauen, wie Zeitdiebe aussehen können und wo Zeitfallen oft versteckt sind.

Zeitmanagement ist vor allem Selbstmanagement. Durch effektives Zeitmanagement kann man es schaffen, die eigene Zeit besser zu nutzen. Der erste Schritt dazu ist die Analyse der eigenen Verhaltensweisen: Wer und was sind meine Zeitdiebe? In welche Zeitfallen tappe ich gerne? Sind die Diebe und Fallen erst einmal erkannt, können Sie auch Mittel und Wege finden, ihnen aus dem Weg zu gehen.

Was sind Zeitdiebe und wie vertreibt man sie?

Zeitdiebe sind Einflüsse von außen, die uns unsere Zeit rauben. Dies können Personen sein, aber auch Situationen und Medien. Schon Napoleon kannte dieses Problem und sagte: „Es gibt Diebe, die nicht bestraft werden und dem Menschen doch das Kostbarste stehlen: die Zeit.“ Welche seine Zeitdiebe waren, wissen wir nicht genau.

Die „Top 4 Zeitdiebe“ im Geschäftsleben hingegen, kennt jeder:

1. Telefon: Es unterbricht Sie oft bei konzentrierten Tätigkeiten. Sie werden abgelenkt und brauchen nach dem Telefonat lange, um wieder voll zu Ihrer Aufgabe zurückkehren zu können.

Tipp: Lassen Sie nicht andere Menschen entscheiden, wann sie mit Ihnen sprechen wollen. Lassen Sie Ihre Sekretärin die Nachricht aufnehmen und rufen Sie dann zurück, wenn es sich in Ihren Zeitplan einbinden lässt. Handys kann man ausschalten.

2. E-Mails: Eine E-Mail poppt auf Ihrem Bildschirm auf. Nur mal schnell lesen, um was es geht. Auch diese kleinen Unterbrechungen bringen Sie aus Ihrem Arbeitsfluss.

Tipp: Gehen Sie öfter offline. So vermeiden Sie, dass Sie ständig in Ihrer Arbeit unterbrochen werden. Rufen Sie Ihre E-Mails zwei- bis dreimal am Tag zu einem von Ihnen definierten Zeitpunkt ab. Mehr Tipps zu speziell diesem Punkt erhalten Sie in unserem Blog-Beitrag „Tipps im Kampf gegen die E-Mail-Flut“. http://www.unternehmen-erfolgreich.com/sie-haben-post-tipps-im-kampf-gegen-die-e-mail-flut/

3. Social Media: Was für Ihre E-Mails gilt, gilt für Social Media noch stärker. Die Posts auf Facebook, WhatsApp, LinkedIn, XING, etc. prasseln im Sekundentakt auf uns ein.

Tipp: Auch hier hilft nur eines: Schalten Sie öfter mal aus!

4. Meetings: Oft sind sie zu lange, zu unorganisiert und zu wenig ergebnisorientiert. Meetings ohne Agenda und Zeitvorgaben sind ein besonders großer und gefürchteter Zeitdieb.

Tipp: Legen Sie immer einen Verantwortlichen für ein Meeting fest. Stellen Sie sicher, dass dieser sich im Vorfeld um eine Agenda kümmert, an der man sich orientieren kann. Wichtig ist ebenfalls, das Meeting zeitlich zu begrenzen. Fordern Sie klare Vorgaben, die auch eingehalten werden.

Lesen Sie dazu den Blog-Beitrag „Team-Meetings – 11 goldene Tipps“.

Neben diesen vier „Büro-Klassikern“ gibt es noch weitere Zeitdiebe:

  • Unangemeldete Besuche von Mitarbeitern und Kollegen: Vereinbaren Sie Termine und signalisieren Sie, wenn Sie nicht gestört werden wollen.
  • Der Chef hat ungeplante Aufgaben: Fragen Sie nach der Dringlichkeit und versuchen Sie, für längere Gespräche einen Termin zu vereinbaren.
  • Abgesagte Termine: Termine vorab nochmals bestätigen lassen.
  • Büroplausch: Bieten Sie freundlich an, die nächste Pause gemeinsam zu verbringen.

All dies sind Zeitdiebe, die sich bekämpfen lassen. Manche Zeitdiebe lassen Ihnen hingegen wenig Chancen: Der Stau auf dem Weg zum nächsten Termin ist ein meist unvermeidbarer Zeitdieb. Und auch bei unerwarteten technischen Problemen müssen Sie den Zeitverlust oft einfach irgendwie verkraften. Vielleicht legen Sie sich auch für solche Situationen eine Lektüre bereit, die Sie schon immer mal lesen wollten, aber nie die Zeit dafür finden und freuen Sie sich über die gewonnene Lesestunde.

Was sind Zeitfallen und wie umgeht man sie?

Anders als Zeitdiebe, kommen Zeitfallen nicht von außen. Wir tappen vielmehr selbst hinein. Wir sind also selbst dafür verantwortlich, dass wir unsere Zeit nicht sinnvoll nutzen.

Die 4 häufigsten Zeitfallen im Büroalltag sehen so aus:

1. Unklare Prioritäten und „Aufschieberitis“: Sie verzetteln sich gerne in Aufgaben, die gerade nicht so wichtig sind. Vielleicht, weil Sie sie gerne machen, vielleicht, weil sie sich vor einer anderen Aufgabe drücken wollen.

Tipp: Planen Sie schriftlich und sortieren Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit. Nehmen Sie sich Zeit für die Planung. Am Ende werden Sie durch eine gute Planung mit einer schnelleren Bearbeitung der Aufgaben belohnt. Lesen Sie dazu auch den ausführlichen Blog-Beitrag „Arbeiten nach Prioritäten“

2. Mangelnde Konzentration: Störungen durch Zeitdiebe sind oft schuld daran, dass Ihre Konzentration und Motivation nachlassen. Wussten Sie, dass es nach jeder Unterbrechung durchschnittlich 8 Minuten dauert, bis Sie ihre Gedanken wieder gesammelt haben?

Tipp: Reduzieren Sie Unterbrechungen und Störungen und sorgen Sie so dafür, dass Sie wichtige Arbeiten konzentriert zu Ende bringen können. Ein häufiger Grund für Unkonzentriertheit sind auch fehlende Pausen und Stress. Machen Sie also ausreichend Pausen.

3. Nicht „Nein“ sagen können: Hilfsbereitschaft ist prinzipiell eine schöne Eigenschaft. Gehören Sie zu den Menschen, die Anderen gerne helfen und dabei Gefahr laufen, Ihre eigene Arbeit liegen zu lassen?

Tipp: Üben Sie, auch einmal „Nein“ zu sagen. Befähigen Sie lieber andere Menschen, die Dinge zu tun, die zu Ihren Aufgaben gehören. Das gilt besonders für Führungskräfte im Umgang mit Ihren Mitarbeitern, aber auch für Kollegen untereinander.

4. Perfektionismus: Wer alles ganz perfekt machen will, verzettelt sich oft zu sehr in Details. Natürlich ist Perfektionismus für manche Aufgaben wichtig, aber man kann sich dadurch auch selbst im Wege stehen.

Tipp: Nutzen Sie das Pareto-Prinzip für Ihre Zeitplanung. Es lässt uns überdenken, welcher Aufwand für eine Tätigkeit – und damit für ein bestimmtes Ergebnis – betrieben werden darf. Mehr dazu finden Sie in unserem Blog-Beitrag zum Pareto-Prinzip.

Neben diesen vier häufigsten Zeitfallen gibt es noch andere:

  • Fehlende Kommunikation und Abstimmung sorgt für unnötige Arbeit: Fragen Sie nach, wenn Aufgaben verteilt werden, machen Sie Notizen und kommunizieren Sie aktiv.
  • Unklare Zielsetzungen und fehlende Entscheidungen führen dazu, dass Dinge mehrfach gemacht werden: Bleiben Sie hartnäckig und fragen Sie immer wieder nach.
  • Eine negative Grundhaltung („Das schaffe ich sowieso nicht“) wirkt lähmend: Bleiben Sie positiv und aktiv. Kommunizieren Sie proaktiv, wenn Sie in Terminnot geraten.

Was bringt es mir, wenn ich Zeitdiebe vertreibe und Zeitfallen umgehe?

Wer seine Zeit nicht effektiv nutzt, kommt im Arbeitsalltag in Stress. Machen Sie viele Überstunden? Fühlen Sie sich oft gehetzt? Sind Sie unzufrieden mit Ihren Ergebnissen? Würden Sie lieber selbstbestimmter arbeiten? Machen Sie unnötige Fehler?

Wenn es Ihnen gelingt, Zeitdiebe und Zeitfallen zu minimieren, profitieren Sie mehrfach:

Sie …

  • … fühlen sich weniger gestresst.
  • … gewinnen Freiräume für strategische Überlegungen und kreative Lösungen.
  • … haben mehr Freizeit.
  • … sind zufriedener, weil Sie ihre Ziele leichter erreichen.
  • … sind erfolgreicher, gewinnen Selbstsicherheit und Anerkennung.

Seminartipp:

Alles zum Thema Zeitfallen und Zeitdiebe, sowie zahlreiche Techniken und Tipps zum effizienten Selbstmanagement erfahren Sie im BEITRAINING Seminar Priorities Organisation Planning© (POP) – Effektive Eigenorganisation.

Stimmen zum Seminar:

„Die Teilnahme am Seminar POP – Effektive Eigenorganisation hat mir geholfen, 8 Stunden Zeit in der Woche gut zu machen, die ich jetzt reinvestieren kann. Damit war das Zeitmanagement-Seminar eines der besten Entscheidungen meines vergangenen Jahres“
– Pascal Kremp, Inhaber, Pinetco

„Durch das Seminar habe ich gelernt, fokussierter an einer Aufgabe zu arbeiten und Ablenkungen/Zeiträuber zu erkennen. Teilweise wurden simple aber doch sehr effektive Methoden gezeigt, um diese zu vermeiden oder zu minimieren. Inzwischen ist das Seminar 2-3 Monate her und ich bin froh, dass die positiven Auswirkungen weiterhin anhalten“
– Malte Reiter, Malte Reiter Fotografie

„In meiner Funktion als Filialkoordinator und Assistent der Geschäftsleitung ist die Zeit sehr knapp bemessen und eine Planung das Um und Auf im Tagesgeschäft. Hier hat mir POP sehr geholfen, die aufgetragenen Aufgaben leichter und vor allem effizienter zu bewältigen oder richtig zu delegieren.“
– Harald Pein, Tenne Bad & Fliesen

Andreas C. Fürsattel

Andreas C. Fürsattel startete seine berufliche Laufbahn im Vertrieb und baute im Finanzsektor innerhalb kurzer Zeit ein Außendienstteam mit über 600 haupt- und nebenberuflichen Verkäufern auf.

Ab 1996 war Herr Fürsattel nationaler Trainingsdirektor von BEITRAINING für den deutschsprachigen Markt.

Seit 2001 ist Andreas C. Fürsattel Geschäftsführer und Partner der BEIGROUP GmbH und verantwortlich für das operative Geschäft und die Unternehmensentwicklung des internationalen Franchisenetzwerks BEITRAINING.

In seinem Buch Mitarbeiter im Fokus, zeigt er einen Überblick über das gesamte Thema Mitarbeiter-Marketing“ und zeigt klare umsetzbare Wege, um das Unternehmen für die Gegenwart und Zukunft aufzustellen – auch anhand erfolgreicher Beispiele aus unterschiedlichen Branchen.
Erschienen am 07. November 2016 beim Wiley Verlag.
ISBN-13: 978-3527508945
ASIN: B01M36DKHG

Andreas C. Fürsattel

Andreas C. Fürsattel

Andreas C. Fürsattel startete seine berufliche Laufbahn im Vertrieb und baute im Finanzsektor innerhalb kurzer Zeit ein Außendienstteam mit über 600 haupt- und nebenberuflichen Verkäufern auf. Ab 1996 war Herr Fürsattel nationaler Trainingsdirektor von BEITRAINING für den deutschsprachigen Markt. Seit 2001 ist Andreas C. Fürsattel Geschäftsführer und Partner der BEIGROUP GmbH und verantwortlich für das operative Geschäft und die Unternehmensentwicklung des internationalen Franchisenetzwerks BEITRAINING. In seinem Buch Mitarbeiter im Fokus, zeigt er einen Überblick über das gesamte Thema Mitarbeiter-Marketing" und zeigt klare umsetzbare Wege, um das Unternehmen für die Gegenwart und Zukunft aufzustellen - auch anhand erfolgreicher Beispiele aus unterschiedlichen Branchen. Erschienen am 07. November 2016 beim Wiley Verlag. ISBN-13: 978-3527508945 ASIN: B01M36DKHG

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