Um unsere Zeit effektiv nutzen zu können, müssen wir sicherstellen, dass wir die richtigen Dinge tun. Dies gelingt uns am besten, indem wir bewusst Prioritäten setzen.
„Gegenüber der Fähigkeit, die Arbeit eines einzigen Tages sinnvoll zu ordnen, ist alles andere im Leben ein Kinderspiel“, bekannte schon Goethe. Eigenorganisation stellte auch für ihn offensichtlich eine Herausforderung dar. Von der rasenden Geschwindigkeit, die unser digitales Zeitalter mit sich bringt, hatte Goethe dabei noch keine Ahnung. Während er seine Briefe noch mit der Postkutsche erhielt, prasseln heute Informationen und Aufgaben im Sekundentakt auf uns ein.
Gute Eigenorganisation und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, sind daher wichtiger denn je. Um unsere Zeit effektiv nutzen zu können, müssen wir sicherstellen, dass wir die richtigen Dinge tun. Dies gelingt uns am besten, indem wir bewusst Prioritäten setzen.
Der tägliche Wahnsinn
Im Lauf eines Tages sammeln sich bei jedem von uns die unterschiedlichsten Aufgaben. Diese können beruflich oder auch privat sein.
Es beginnt schon am Morgen. Ihr Kind braucht für morgen einen neuen Zeichenblock. Die Spülmaschine versagt ihren Dienst und Sie müssen sich um einen Techniker kümmern. Am Wochenende sind Sie zu einem Geburtstag eingeladen und brauchen noch ein Geschenk. Auf WhatsApp bittet Sie ein Bekannter, ihm doch die Studie zu schicken, über die Sie sich neulich unterhalten haben. Kaum im Büro angekommen, überfällt Sie der Kollege auf dem Gang mit der Bitte, Ihnen ein paar Unterlagen rauszusuchen. Auf Ihrem Schreibtisch liegt die Hauspost, außerdem zwei Post-it-Notizen mit dringenden Anrufen. Sie öffnen Outlook und finden 35 neue E-Mails – viele unwichtig, einige jedoch mit dringenden und wichtigen Angelegenheiten. Doch schon müssen Sie weiter in ein Meeting, aus dem Sie mit fünf neuen Aufgaben wieder herausgehen.
Wo anfangen? Wie das Chaos in den Griff bekommen? Gehen Sie Schritt für Schritt vor.
Der erste Schritt: Die To-Do-Liste
Als erstes geht es darum, einen Überblick zu bekommen. Listen Sie alles auf, was zu erledigen ist und vermerken Sie dabei auch den Erledigungszeitpunkt bzw. die Deadline: bis wann muss die Aufgabe spätestens erledigt sein.
Je nachdem, wie Sie gerne arbeiten, können Sie diese Liste elektronisch, z.B. in Outlook oder in einer App erstellen, in Ihrem Notizbuch oder selbst als Sammlung von Post-it-Zetteln. Wesentlich dabei ist, nur ein System zu benutzen – sonst verliert man den Überblick und eine sinnvolle Priorisierung ist nicht möglich!
Welche Methode Sie wählen, hängt von Ihrer Tätigkeit, Ihrer Arbeitsweise und Ihren persönlichen Vorlieben ab. Nehmen Sie sich Zeit, um wirklich alle Aufgaben aufzuschreiben, zu priorisieren und zeitlich einzuplanen.
Sie werden sehen, die Zeit, die Sie an dieser Stelle brauchen, ist mehr als sinnvoll investiert.
Warum ist schriftliche Planung sinnvoll?
Eine schriftliche Planung von Aufgaben und Terminen lohnt sich in jedem Fall. Sie entlasten dadurch Ihr Gedächtnis, denn Sie können sich sicher sein, dass Ihnen nichts durch die Lappen gegangen ist. Die To-Do-Liste ist nicht nur für die Planung, sondern auch für die Orientierung und Dokumentation ein wertvolles Hilfsmittel. Sie wissen dadurch genau, wie Sie Ihren Tag verbracht haben und auch, was Sie alles erreicht haben. Somit steigert sie bei den meisten Menschen die Eigenmotivation. Denn wenn Punkte aus der Liste abgehakt werden können, stellt sich automatisch ein Gefühl der Zufriedenheit ein.
Weiterhin verschafft Ihnen die schriftliche To-Do-Liste Klarheit über benötigte Informationen und bietet auch eine Übersicht, ob und welche Aufgaben Sie an andere delegieren könnten.
Der zweite Schritt: Versehen Sie Ihre Aufgaben mit Prioritäten
Wenn Sie sich einen Überblick über alle Ihre anstehenden Aufgaben erstellt haben, dann kommt Schritt 2: Die Priorisierung der Aufgaben. Nun unterscheiden Sie, was wichtig und was weniger wichtig ist. Auf dieser Basis treffen Sie die Entscheidung, was Sie zuerst und was Sie später tun wollen.
Wichtig ist als erstes, sich klar zu werden, warum Aufgaben wichtiger sind als andere. Dazu hilft unsere Einteilung in A-, B- und C-Prioritäten.
A / B / C Prioritäten
Zunächst ist es sinnvoll, Aktivitäten in Kategorien einzuteilen. Die grundsätzliche Überlegung hierbei ist: Was ist eigentlich mein Hauptverantwortungsbereich? Mit was verdiene ich mein Geld?
A-Aktivitäten:
Hauptverantwortungsbereich, „Hauptumsatzaktivitäten“. Um diese zu erkennen, stellen Sie sich folgende Fragen: Woran wird mein Erfolg gemessen? Wofür werde ich bezahlt?
B-Aktivitäten:
Vorbereitungen von A-Aktivitäten, um diese optimal erledigen zu können. Dazu gehören z.B. Angebote, Kundenkommunikation, Recherchen, Terminvorbereitung und Datenbankmanagement.
C- Aktivitäten:
Alles andere, z.B. Ablage, Post, Reisekosten.
Notieren Sie hinter jeder Aufgabe Ihrer To-Do-Liste also die Priorität.
Der dritte Schritt: Systematisches Abarbeiten nach Prioritäten
Ziel ist es, zuerst die A-Prioritäten bzw. so viele wie möglich davon zu erledigen. Arbeiten Sie also an Ihrer ersten A-Aufgabe so lange, bis sie erledigt ist, bzw. bis Sie heute nicht mehr daran weiterarbeiten können. Arbeiten Sie nun an der zweitwichtigsten Aufgabe weiter, bis diese erledigt ist oder bis Sie daran nicht mehr weiterarbeiten können. Fahren Sie so gemäß Ihrer Liste fort. Alles, was Sie nicht erledigen konnten, übertragen Sie auf die Liste für den folgenden Tag. Auch hier nummerieren Sie nach Priorität.
Auf diese Weise werden Sie immer an den wichtigsten Aufgaben so gut Sie können arbeiten. Wenn wichtige Aufgaben nicht erledigt werden können, weil Sie Ihre Liste nie abarbeiten können, dann sollten Sie sich überlegen, ob ein anderer Mitarbeiter diese Aufgaben erledigen kann oder Sie sollten zugeben, dass sie eigentlich gar nicht so wichtig für Sie sind.
Prioritäten-Fallen – Warum klappt es manchmal nicht?
Eigentlich weiß man ja, was wichtig ist und was weniger wichtig ist. Warum tappt man trotzdem häufig in die „Prioritäten-Falle“ und erledigt Dinge, die eigentlich nicht so wichtig sind, zuerst?
1. Brandherde löschen statt verhindern!
Häufig erledigen wir zuerst die Sachen, die dringlich sind, die schon „anbrennen“. Je mehr das sind, umso weniger Zeit bleibt, sich überhaupt mit Prioritäten zu beschäftigen. In manchen Firmen herrscht ständig Krisenstimmung, dauernd muss etwas noch ganz dringend erledigt werden. Auf Dauer ist es jedoch sinnvoller, sich mit den „Brandursachen“ zu beschäftigen und diese aus dem Weg zu räumen. Das ist meist mit strategischen, grundsätzlichen Entscheidungen verbunden. Widmen Sie sich diesen Entscheidungen. Dadurch nehmen Sie Stress aus dem Berufsalltag und haben mehr Zeit für das Wesentliche.
2. Feuerlöschen macht mehr Spaß!
Je nach Mentalität macht Feuerlöschen mehr Spaß. Sie werden gebraucht, sehen unmittelbare Ergebnisse, der Adrenalinspiegel steigt und man hat das Gefühl wichtig zu sein und etwas erledigt zu haben. Um Brandschutzmaßnahmen zu treffen, muss man sich zurückziehen, nachdenken, das ist möglichweise langweiliger und langwieriger!
Gönnen Sie sich ab und an den „Kick“ des schnellen Brandeinsatzes, aber handeln Sie ansonsten strikt nach Ihnen Prioritäten.
3. Mitten im Einsatz ist es schwierig, zu planen
Wenn alle anderen um Sie herum damit beschäftigt sind, Brände zu löschen und Ihre Hilfe brauchen, dann ist es schwierig, sich selbst auf die Planung der Brandschutzmaßnahmen zu konzentrieren.
Legen Sie die Bearbeitung Ihrer wichtigen A-Prioritäten daher in Zeiten, in denen es am ruhigsten ist – dann schaffen Sie in kürzerer Zeit wesentlich mehr! Und erledigen Sie Ihre C-Prioritäten, wenn eh gerade Einsatzstimmung herrscht!
4. Brände löschen wird direkt belohnt!
Das Löschen vieler kleiner Brände, d.h. das Erledigen vieler kleiner C-Prioritäten, die man schnell abhaken kann, bringen kurzfristig mehr Belohnung, als die langfristigen Aufgaben mit Hebelwirkung, deren Belohnung oft Tage oder Wochen auf sich warten lässt.
Unser Tipp: Teilen Sie größere Projekte in kleine Aufgaben, dann erzielen Sie schneller erste Erfolge und sind motivierter, weiterzumachen.
Das Geheimnis des Erfolgs
- Arbeiten Sie immer zuerst an Ihren A-Prioritäten – solange bis Sie fertig sind, bearbeiten Sie dann Ihre B- und danach Ihre C-Prioritäten.
- Verlieren Sie sich nicht in Aktivitäten, die sie lieber machen, um sich vor anderen wichtigeren Aufgaben zu drücken.
- Delegieren Sie so viele B- und C-Aktivitäten wie möglich.
- Und denken Sie daran: Es kommt nicht darauf an, wie emsig man ist, sondern warum und mit welchem Ergebnis: Bienen werden gelobt, Mücken werden erschlagen!
Mehr zu diesem Thema erfahren Sie im BEITRAINING Seminar POP (Priorities Organisation Planning) – Effektive Eigenorganisation.
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