Die To-Do-Liste: Die „externe Festplatte“ optimal nutzen

Eine To-Do-Liste ist ein attraktives Konzept des Selbstmanagements, weil sie einfach und unkompliziert ist. Sie vermittelt uns das Gefühl, in einer hektischen schnelllebigen Welt alles unter Kontrolle zu haben.

Allein das Erstellen einer solchen Liste erweckt in uns das wohlige Gefühl, heute schon etwas erledigt zu haben. Anfallende Aufgaben werden gesammelt, gewichtet, nach Relevanz sortiert und, wenn fertig, abgehakt. Man erhält also eine schnelle Übersicht über Arbeit, die noch zu erledigen ist und Aufgaben, die bereits erledigt wurden.

In der Tat ist eine To-Do-Liste ein kleines, aber feines Tool, um den Kopf frei zu machen und den Überblick zu behalten. Fast jeder wendet sie auf die ein oder andere Weise in seinem alltäglichen Leben an. Die wenigsten wissen, dass sich dahinter eine eigene Wissenschaft verbirgt.

Wieso funktioniert die To-Do-Liste so erfolgreich? – Der Zeigarnik-Effekt

1927 stellte die russische Psychologin Bljuma Zeigarnik anhand von Experimenten fest, dass Menschen sich unerledigte Aufgaben erheblich länger und besser merken konnten, als solche, die bereits vollendet sind.

Zeigarnik lies im Rahmen ihrer Doktorarbeit Probanten an verschiedenen Aufgaben arbeiten. Diese Aufgaben wurden dann mittendrin abgebrochen und die Teilnehmer sollten andere beginnen. Als sie die Probanten fragte, welche Aufgaben sie noch im Kopf hatten, konnten sich diese an die unerledigten Aufgaben bis zu 90 Prozent besser erinnern als an die abgeschlossenen.

Später fand man an der Florida State University außerdem heraus, dass die Teilnehmer Unerledigtes nicht nur im Gedächtnis behielten, sondern durch sie auch Schwierigkeiten beim Bearbeiten von neuen Aufgaben und sogar einfachen Brainstorming-Übungen hatten.

Grund für dieses Phänomen ist, dass die noch nicht abgeschlossenen Aufgaben Gehirnkapazitäten blockieren. Es ist, wie wenn Sie auf Ihrem Rechner viele Dateien und Programme gleichzeitig geöffnet haben. Sie wissen ja, dass Ihr Arbeitsspeicher dadurch langsamer wird. Genauso schwirren uns offene Aufgaben pausenlos im Kopf umher und belasten so unser Gedächtnis und unsere Konzentration. Dieses gedächtnispsychologische Phänomen bezeichnet man als den Zeigarnik-Effekt.

Die To-Do-Liste als externer Speicher

Werden die Aufgaben hingegen abgeschlossen, können wir uns besser entspannen und uns neuen Aufgaben zuwenden. Die To-Do-Liste wirkt also dem Zeigarnik-Effekt entgegen. Wer anfallende Arbeiten niederschreibt, muss keine Angst haben, sie zu vergessen und kann sich voll und ganz auf das aktuelle Geschehen konzentrieren. Somit fungiert die To-Do-Liste sozusagen als externer Speicher für unser Gehirn, das unser aktives Gedächtnis entlastet.

Welche Formen kann eine To-Do-Liste annehmen?

Ob auf Papier oder digital – in welcher Form eine To-Do Liste erstellt wird, ist jedem selbst überlassen. Die perfekte Methode gibt es nicht. Wir möchten Ihnen jedoch einen kleinen Überblick geben:

Die papierbasierte To-Do-Liste

Die To-Do Liste im Notizbuch oder auf dem Block lässt sich schnell und ohne großen Aufwand erstellen. Allein das Aufschreiben hat einen hohen Merkeffekt. Viele ihrer Befürworter lieben es, nach getaner Arbeit, im wahrsten Sinne des Wortes „einen Stich“ durch eine Aufgabe machen zu können.

Der Nachteil: Sie führt leicht zur Zettelwirtschaft und man verliert dadurch den Überblick. Ergänzungen oder Neu-Priorisierungen sind schwierig. Oft hilft dann nur noch, eine neue Liste zu schreiben. Auch reicht ein umgestoßener Kaffee, um die ganze Planung zu zerstören.

Die digitale To-Do-Liste

Digitale Listen lassen sich jederzeit sauber korrigieren und ergänzen. So können Sie leicht neu priorisieren und Spalten hinzufügen. Ein beliebtes Programm hierfür ist Microsoft-Excel. Auch Outlook wird gerne genutzt. Wiederkehrende Aufgaben lassen sich dort leicht planen. Auch Wiedervorlagen sind einfach zu erstellen. Sie können Dokumente zu den Aufgaben hinzufügen, den Status erfassen und ihre Aufgaben mit anderen teilen.

Natürlich brauchen Sie für digitale Listen ein digitales Endgerät, das Sie erst einmal zur Hand haben müssen.

Die mobile To-Do-Liste als App

Zunehmend erfreuen sich Apps großer Beliebtheit. Wer sein Handy stets in Reichweite hat, für den ist es logisch, es auch für die Aufgabenverwaltung zu nutzen. Viele dieser Apps haben ein ansprechendes Design und sind benutzerfreundlich aufgebaut. Digitale Erinnerungsfunktionen, die Kompatibilität mit anderen Kanälen, das Teilen von Aufgaben mit anderen Nutzern sind Vorteile, mit dieser Methode verbunden sind

Beispiele für beliebte und einfach aufgebaute Apps sind Ticktack, Todoist, Wunderlist, Trello oder auch Evernote.

Einige Apps bieten nicht nur eine Aufgabenverwaltung, sondern sind gleichzeitig ein umfassendes Projektmanagement-Tool. Hier sind Asana oder Basecamp als Beispiele zu nennen. Wer noch komplexere Strukturen abbilden möchten und die Kommunikation mit vielen Teammitgliedern sucht, findet mit factro, MS Projekt oder Merlin professionelle Alleskönner.

Einen umfassenden Überblick über gängige Aufgaben-Projektmanagement-Tool finden Sie hier

Mit der einfachen To-Do-Liste haben viele dieser Programme nur noch wenig gemeinsam. Die Gefahr, dass die Verwaltung sehr viel Zeit in Anspruch nimmt und zum Selbstzweck wird, ist hier am größten.

5 Tipps für die optimale To-Do-Liste

1. Das passende Medium finden

Wie bereits erwähnt, ist die Wahl des Mediums eine persönliche Vorliebe. Ob Papier, Excel, Outlook oder App – alles funktioniert. Haben Sie Verständnis, wenn Ihre Mitarbeiter andere Tools nutzen als Sie. Man sollte sich jedoch für ein Medium entscheiden, um den Überblick zu behalten.

2. Listen in Kategorien aufteilen und kurzhalten

Oft ist es sinnvoll, Listen in Kategorien einzuteilen. Man kann zum Beispiel Privates von Geschäftlichem trennen. Auch vermeidet man so endlos lange und unübersichtliche Listen. Außerdem ist es ratsam, tages- und wochenbezogene Listen zu schreiben und diese kurz zu halten. Eine ellenlange Liste, auf der alles mögliche und unmögliche steht, ist unübersichtlich und unter Umständen demotivierend.

3. Aufgaben priorisieren

Dass dringliche Aufgaben zuerst erledigt werden sollten, liegt auf der Hand. Damit dies in der Liste ersichtlich wird, sollte es ein System geben, nach dem Aufgaben nach Priorität geordnet werden. Dies geht mit einer digitalen Liste besonders gut, da dort Aufgaben schnell und sauber umsortiert und -geschrieben werden können. Wer mit Papier arbeitet, kann zum Beispiel Aufgaben erst auf einem Schmierzettel sammeln und dann ins reine schreiben oder mit Farben arbeiten (z.B. rot = sehr dringend).

4. Termine gehören nicht auf die To-Do-Liste…

… sondern in den Kalender. Auf die To-Do-Liste sollten nur zeitlich nicht exakt festgelegte Aufgaben kommen. Diese haben häufig zwar eine Deadline und einen geplanten Zeitaufwand, sind aber immer noch recht flexibel im Gegensatz zu Terminen. Es gibt Apps und Programme, die sowohl eine To-Do-Listen-, als auch eine Kalenderfunktion haben. Diese erleichtern die Koordination der beiden Komponenten.

5. Verwaltung ist kein Selbstzweck

„Haare föhnen“ und „Bett machen“ gehören nicht auf die To-Do-Liste. Wer solche Punkte nur aufschreibt, um beim Abhaken ein Erfolgserlebnis zu haben, hat den Sinn der Liste verfehlt.

Erfolgreiches Selbstmanagement: Check

To-Do-Listen überzeugen durch ihre Einfachheit. Sie sind ein bedienungsfreundliches, günstiges und doch sehr effektives Mittel, um die Eigenorganisation erfolgreich zu bewältigen.

To-Do-Listen können einem zwar die Aufgaben nicht abhnehmen, aber zumindest erleichtern, indem sie zu organisierterem und konzentrierterem Arbeiten verhelfen.

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Autoren: Birgit Mauroner und Sophie Käfferlein

Birgit Mauroner

Birgit Mauroner ist Manager Marketing & PR bei BEITRAINING International.

Nach einem internationalen Studium der Betriebswirtschaft in Reutlingen und Reims war sie zunächst als Account Manager und Beraterin für A.C.Nielsen tätig. Seit 2003 ist sie bei BEITRAINING für die Bereiche Marketing und Öffentlichkeitsarbeit verantwortlich. Berufsbegleitend absolvierte sie dabei ein Studium zur akademisch geprüften PR-Beraterin.

Birgit Mauroner

Birgit Mauroner

Birgit Mauroner ist Manager Marketing & PR bei BEITRAINING International. Nach einem internationalen Studium der Betriebswirtschaft in Reutlingen und Reims war sie zunächst als Account Manager und Beraterin für A.C.Nielsen tätig. Seit 2003 ist sie bei BEITRAINING für die Bereiche Marketing und Öffentlichkeitsarbeit verantwortlich. Berufsbegleitend absolvierte sie dabei ein Studium zur akademisch geprüften PR-Beraterin.

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