Problemlösung

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Problemlösung: Lösungsorientiertes Denken und Handeln

Im Arbeitsleben kann es immer wieder vorkommen, dass sich Menschen an Problemen so aufreiben, dass die Problemlösung in den Hintergrund rückt. Dann wird viel Zeit und Energie in die Erforschung des Problems investiert, für die Suche nach Sündenböcken und Schuldzuweisungen, Hindernissen und Schwierigkeiten. 

Vom Denken in Problemen zum Denken in Lösungen

Im lösungsorientierten Denken geht es darum, eine positive und konstruktive Einstellung zu entwickeln. Statt sich von Frustration und Ärger über Probleme überwältigen zu lassen, konzentriert das Team sich darauf, was jeder der Beteiligten tun kann, um das Problem zu lösen. Es geht um die Ermittlung von Möglichkeiten und Ressourcen, die zur Verfügung stehen, um eine positive Veränderung herbeizuführen. So können Probleme als Chancen betrachtet werden. Offenheit für neue Ideen und Ansätze, eine positive Fehlerkultur und eine konstruktive Kritikfähigkeit sind Voraussetzungen dafür.

Die Problemspirale

Probleme werden als etwas Unangenehmes empfunden, denn sie verursachen Ärger und kosten Zeit und Geld. Wenn ein wirklich großes Problem auftaucht, das nachhaltigen Schaden verursacht, wird meist in einem Krisenmeeting nach Ursachen und Lösungen gesucht.

Wie viele Meetings haben Sie in Ihrem Berufsleben schon erlebt, in denen Probleme hin und her gewälzt und Sündenböcke gesucht wurden? Nach endlos scheinenden Diskussionen war die Stimmung auf dem Nullpunkt. An eine konstruktive Problemlösung war nicht mehr zu denken und man ging frustriert und erbost aus der Sitzung.

„Probleme kann man niemals mit derselben Denkweise lösen, durch die sie entstanden sind“, sagte Albert Einstein. Lassen Sie uns also analysieren, wie Krisenmeetings ablaufen und was man tun kann, um aus dieser Sackgasse wieder herauszukommen.

Die Problemspirale bei Krisenmeetings

Beginnen wir mit einem Beispiel: Im Unternehmen sind Fehler mit schwerwiegenden Folgen passiert. Sie führten dazu, dass ein wichtiger Kunde die Zusammenarbeit aufgekündigt hat. Das Führungsteam trifft sich zu einem Krisenmeeting. Die Verantwortlichen der verschiedenen Abteilungen sind anwesend. Gleich zu Beginn ist die Stimmung angespannt. Das Meeting läuft nach folgendem Schema ab:

1. Die Suche nach dem „Schwarzen Peter“

Zunächst werden die Ursachen für das Problem gesucht. Wie beim Kartenspiel „Schwarzer Peter“ schiebt jede Abteilung der anderen Abteilung die Schuld in die Schuhe, denn keiner will die Verantwortung übernehmen: „In der Produktion wurde schlampig und fehlerhaft gearbeitet. Außerdem wurden die Termine nicht eingehalten“, behauptet der Kundenservice. „Der Vertrieb hat Versprechungen abgegeben, die überhaupt nicht haltbar und realistisch waren“, meint die Produktionsabteilung. „Der Kundenservice hat unprofessionell und zu spät auf Beschwerden des Kunden reagiert“, beschwert sich der Vertrieb.

2. „Ich war’s nicht“ und „Ich kann nichts dafür“

Jeder Beschuldigte gibt nun seine Rechtfertigungen ab. Folgende Sätze fallen nun: „Wir konnten nicht anders handeln.“ „Man hat uns nicht informiert.“ „Wir haben falsche Angaben geliefert bekommen.“ „Wir hatten keine Kapazitäten mehr.“ Rechtfertigungen dieser Art führen zu erneuten Schuldzuweisungen. Jeder will die vermeintliche Schuld weitergeben.

3. Persönliche Angriffe, Missstimmung und Verärgerung

In dieser aufgeladenen Situation kann eine sachliche Diskussion leicht auf eine persönliche Ebene gleiten. Nun werden die Verantwortlichen persönlich angegriffen: „Sie haben Ihre Abteilung einfach nicht im Griff“, „Sie sind ein Lügner“ und ähnliche verbale Übergriffe kommen dann ins Spiel. Die Spirale von Schuldzuweisungen und Rechtfertigungen dreht sich immer schneller und die Diskussionen nehmen an Schärfe zu. Dadurch kann es zu einer nachhaltigen Störung der Beziehungen zwischen den Teilnehmern des Meetings kommen. Das wird sich langfristig auf das Betriebsklima und die Produktivität auswirken. Eine Problemlösung ist in dieser Atmosphäre kaum möglich.

Warum entwickeln Menschen Blockaden, wenn es um Problemlösung geht?

Diese Reaktionen bringen niemanden weiter. Dennoch sind sie menschlich nachvollziehbar. Was steckt dahinter:

  • Angst vor Versagen und Gesichtsverlust: Die Angst vor dem Versagen kann Menschen daran hindern, Fehler zuzugeben und sich an einer Problemlösung zu beteiligen. Stattdessen nehmen sie eine Angriffshaltung ein und verstricken sich in Beschuldigungen und Gegenattacken. So werden Konflikte geschürt und eskalieren.
  • Fehlende Offenheit: Ein Mangel an Flexibilität und Kreativität kann es Menschen schwer machen, alternative Lösungen für das Problem in Betracht zu ziehen. Sie werden dann zu Bedenkenträgern und blockieren den Lösungsprozess.
  • Angst vor Veränderung: Das Feststecken im Prozess der Analyse und Bewertung potenzieller Lösungen hat mitunter auch eine Angst vor Veränderung als Ursache. Endlose Diskussionen ohne tatsächlich Maßnahmen zu ergreifen, sind dann die Folge.
  • Die Augen verschließen: Statt das Problem zu beheben, solange es noch überschaubar ist, geht man ihm lieber aus dem Weg. Die Beteiligten negieren es oder reden es klein. Diese „Vogel-Strauß-Strategie“ rächt sich jedoch über kurz oder lang. Das Problem wird immer größer und komplexer und führt zu einer Krise.

Problemlösung: Die Problemspirale durchbrechen

Eine wichtige Komponente des lösungsorientierten Denkens ist die Annahme, dass eine Lösung für ein Problem existiert, wenn man sich ausreichend Zeit nimmt, um darüber nachzudenken und kreative Ansätze zu entwickeln. Die Lösungen können in vielen Fällen einfach sein, aber sie erfordern oft eine Veränderung der Denkweise oder eine neue Herangehensweise an das Problem.

Zurück zu unserem Beispiel: Als die Stimmung auf dem Tiefpunkt angelangt ist, ergreift eine leitende Mitarbeiterin das Wort, die noch sehr neu im Unternehmen ist. In die Spirale aus Vorwürfen und Rechtfertigung kann sie daher nicht gezogen werden. Sie sagt: „Ich habe gerade gut zugehört und eine Menge gelernt. Ich habe verstanden, wie es zum Verlust unseres Kunden gekommen ist. Eine unglückliche Verkettung von Umständen und einige Missverständnisse scheinen der Grund dafür zu sein. Tatsache ist aber auch, dass wir das leider nicht rückgängig machen können. Nun sollten wir gemeinsam nach Wegen suchen, damit solche Probleme in der Zukunft vermieden werden. Nur gemeinsam können wir Möglichkeiten erarbeiten, den Kunden wieder zurückzugewinnen. Wir sitzen hier alle im gleichen Boot und möchten, dass diese Firma erfolgreich ist. Ich möchte gerne dazu beitragen, mit Ihnen gemeinsam nach Lösungswegen zu suchen.“

Mit dieser Wortmeldung bekommt das Meeting eine andere Wendung. Die Stimmung ändert sich und es eröffnen sich neue Gesprächsperspektiven. Auf einmal will jeder einen Beitrag zur Problemlösung leisten.

Problemlösung: Weg vom Problem und hin zur Lösung

Wie können Führungskräfte die Problemspirale durchbrechen? Wie können Sie moderierend eingreifen, um eine Problemlösung einzuleiten? Durch eine proaktive Führung lassen sich viele Probleme beheben, solange sie noch klein sind. Kommt es trotzdem zur Krisensitzung, helfen diese 5 Schritte bei der Problemlösung.

Die 5 Schritte der Problemlösung

1. Ruhe bewahren und positiv bleiben 

Es ist wichtig, ruhig und konzentriert zu bleiben, wenn man mit einem Problem konfrontiert wird. Panik oder Überforderung bringen nichts. Bleiben Sie sachlich und besonnen. Betonen Sie, dass es nicht darum geht, einen Sündenbock zu finden, sondern vielmehr darum, eine Lösung zu generieren.

Weisen Sie auch auf die Chance hin, die mit dieser Situation verbunden ist. Gerade wenn etwas schiefgelaufen ist, steckt darin auch das Potenzial, eine grundlegende Verbesserung einzuleiten. Sie haben jetzt die Gelegenheit, die Prozesse im Unternehmen zu optimieren, Innovationen anzustoßen und Ihren Kunden dadurch bessere Leistungen zu bieten.

2. Lassen Sie das Problem hinter sich

Es ist richtig, das Problem zu definieren und seine Ursachen zu erforschen. Dennoch sollte man in einem Krisenmeeting diesem Punkt nicht zu viel Zeit einräumen. Richten Sie den Blick nach vorn! Was geschehen ist, lässt sich nicht mehr ändern. Aber Sie können die Zukunft gestalten. Sie können aus den gemachten Fehlern lernen, denn in Ihrem Unternehmen wurden vielleicht gerade wichtige Erfahrungen gesammelt.

3. Konzentrieren Sie sich auf ein gemeinsames Ziel

Sobald Sie ein klares Verständnis des Problems haben und alle relevanten Informationen gesammelt haben, brainstormen Sie mögliche Lösungen. Seien Sie kreativ und aufgeschlossen und verwerfen Sie anfangs keine Ideen.

Bestimmen Sie gemeinsam, wie eine optimale Lösung für das Problem aussehen könnte. Legen Sie diese Vision möglichst detailliert fest. Mit offenen Fragestellungen kommen Sie der idealen Problemlösung näher:

  • Wie müssten die Schnittstellen zwischen den Abteilungen funktionieren?
  • Welche Kommunikationswege brauchen wir?
  • Wie kann ein Frühwarnsystem aussehen?

4. Suchen Sie Wege zum Ziel

Bewerten Sie jede potenzielle Problemlösung und berücksichtigen Sie die Vor- und Nachteile jeder Lösung. Dies kann die Analyse der Durchführbarkeit, der Kosten und der Risiken jeder Lösung beinhalten. Nach der Bewertung potenzieller Lösungen wählen Sie die beste Lösung aus. Stellen Sie sicher, dass sie realistisch, durchführbar und wirksam ist.

5. Maßnahmen ergreifen

Sobald Sie eine Lösung gewählt haben, ergreifen Sie Maßnahmen, um sie umzusetzen. Dies kann die Erstellung eines Plans, die Zuweisung von Aufgaben und die Überwachung des Fortschritts beinhalten.

  • Definieren Sie kleine Teilabschnitte und sorgen Sie dafür, dass jeder einen Beitrag zur Problemlösung beisteuern kann.
  • Halten Sie alles schriftlich und verbindlich fest. Jeder Beteiligte bekommt eine Kopie dieses Maßnahmenplans.

Das Denken in der Problemlösung bewirkt:

  • Die Kommunikation kann auf einer Sachebene ablaufen und belastet nicht die persönlichen Beziehungen.
  • Das Team wird vom Problemdenken zum Lösungsdenken geführt.
  • Das Team entwickelt eine konstruktive Kritikkultur.
  • Die Kreativität wird gefördert.
  • Der Teamgeist kann sich entwickeln, denn gemeinsam gelöste Probleme schweißen Menschen zusammen.
  • Sie begeben sich auf den Weg von einer Fehlerkultur zu einer Lernkultur.
  • Sie erhalten eine nachvollziehbare und kontrollierbare Problemlösung.
  • Langfristig erreichen Sie so eine stetige Verbesserung Ihrer internen Prozesse.

Problemlösung – Unser Tipp für Führungskräfte:

Um bei Ihren Team-Meetings schneller zu erfolgreichen Lösungen zu kommen, sollten Sie folgenden Tipp beherzigen. In den meisten Meetings wird zu 90% über Probleme gesprochen und nur zu 10% über Lösungen. Drehen Sie das Verhältnis um! Sorgen Sie dafür, dass nur noch zu 10% über das Problem geredet wird und zu 90% über die Lösung.

Praxiserprobte Techniken für die Lösung von Teamkonflikten können Sie auch im Seminar Grundlagen des praxisorientierten Führens erwerben und festigen.

Ein letztes Wort zum Thema Problemlösung

„Wir haben es ständig mit großartigen Gelegenheiten zu tun, die ganz brillant als unlösbare Probleme verkleidet sind.“

John Gardner (1933-1982), amerikanischer Schriftsteller

Bildquelle: Titelbild erstellt mit DALL·E

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