Störungsfreies Arbeiten – So sagen Sie dem Sägeblatt-Effekt den Kampf an

Für viele Menschen ist ein „Störungsfreies Arbeiten“ innerhalb der regulären Arbeitszeit mehr Traum als Wirklichkeit. Dabei lohnt es sich gleich mehrfach, für störungsfreie Arbeitsblöcke zu kämpfen. Wenn man bei einer konzentrierten Arbeit mehrfach gestört und unterbrochen wird, tritt nämlich der sogenannte Sägeblatt-Effekt ein. Jede neue Unterbrechung – und sei sie auch noch so kurz – kostet nicht nur die Zeit der Unterbrechung an sich, sondern auch eine Wiederanlaufzeit. Weiterhin wirkt sie sich auf die Konzentration, Motivation und das Ergebnis negativ aus. Werfen wir zunächst einen Blick auf die Hintergründe.

Störungsfreies Arbeiten – schön wär‘s!

Kennen Sie das? Sie sitzen am Schreibtisch, vor sich Unterlagen, um ein komplexes Angebot zu schreiben. Sie denken sich, in einer Stunde dürfte das zu schaffen sein! Dann wartet auch schon der nächste Termin auf Sie.

Es dauert ein bisschen, bis Sie sich ins Thema eingefunden haben. Als Sie schon gut dabei sind, klingelt das Telefon. Ihre Assistentin fragt, ob sie einen wichtigen Kunden durchstellen darf. Es geht nur um eine kurze Frage, die schnell beantwortet ist und Sie wenden sich schon nach drei Minuten wieder dem Angebot zu. Da meldet sich der E-Mail-Alert mit einer neuen Mail. Das könnte doch die Mail des Lieferanten sein, auf die Sie schon den ganzen Tag warten. Nur kurz checken. Nein, es ist eine andere Mail, aber Sie beantworten sie direkt. Zurück zum Angebot – wo war ich gerade?

Da steht Ihr Mitarbeiter in der Tür und braucht nur ganz schnell eine Unterschrift von Ihnen. Sie sprechen kurz mit ihm und unterschreiben. Schon leicht genervt versuchen Sie sich zu erinnern, wo Sie bei Ihrem Angebot stehen. Jetzt meldet sich Ihr Smartphone. Eine WhatsApp Ihrer Tochter – eine Eins in der Mathearbeit – super! Zurück zum Angebot, doch nun kommt schon Ihre Assistentin und erinnert Sie an den nächsten Termin.

Störungsfreies Arbeiten spart Zeit und Nerven

Bei ungestörtem Arbeiten hätten Sie für Ihr Angebot eine Stunde gebraucht. Nun ist eine Stunde um, und Sie haben nicht einmal die Hälfte fertig. Sie werden es heute Abend fertig machen müssen. Genervt und gestresst gehen Sie in den nächsten Termin.

Schauen wir uns anhand des Sägeblatt-Effekts an, was da genau passiert ist.

Der Sägeblatt-Effekt: Psychologische Effekte bei Störungen und Unterbrechungen?

Im Beispiel gab es 4 Unterbrechungen innerhalb einer Stunde. Jede hat Sie nur 3 bis 5 Minuten Zeit gekostet. Insgesamt vielleicht nur 15 Minuten. Das Problem ist, dass jede Störung mehr Zeitverlust bedeutet als die eigentliche Dauer der Unterbrechung. Bei jeder Störung fahren wir in unserer Konzentration auf null herunter.

Um wieder ins Thema zu kommen, sind Zeit und Energie notwendig. Man spricht von der sogenannten Wiederanlaufzeit. Studien belegen, dass diese Wiederanlaufzeit mindestens 5 Minuten beträgt, egal wie lang die Unterbrechung angedauert hat. Bei vier Unterbrechungen summiert sich das auf 20 Minuten. Das bedeutet, dass Sie insgesamt 35 Minuten durch die vier kurzen Unterbrechungen verloren haben. Diese Zeit ist nicht mehr aufzuholen. Hinzu kommt, dass Konzentration und Leistungsfähigkeit mit jeder Unterbrechung nachlassen.

Störungsfreies Arbeiten - Sägeblatt-Effekt
Störungsfreies Arbeiten – Sägeblatt-Effekt

Störungen bedeuten einen mehrfachen Zeit- und Energieverlust

Folgende Effekte kann man feststellen, wenn man bei einer konzentrierten Tätigkeit wiederholt unterbrochen wird.

1. Zeitverlust durch die Störungen an sich

Egal ob die Unterbrechung 5 oder auch 15 Minuten andauert. Diese Zeit verlieren Sie ohnehin.

2. Wiederanlaufzeit

Sie müssen sich nach jeder Unterbrechung und sei sie noch so kurz wieder in Ihre Aufgabe eindenken. Man sagt, es dauert mindestens 5 Minuten, um wieder ins Thema zu kommen. Diese Zeit kommt also pro Unterbrechung noch hinzu.

3. Die Konzentration sinkt

Mehrfache Unterbrechungen lassen die Konzentrationsfähigkeit sinken. Nach jeder Störung nimmt die Konzentration ab.

4. Die Arbeitsergebnisse verschlechtern sich

Durch das Nachlassen der Konzentration steigt die Fehlerquote. Das liegt auch daran, dass man unbewusst schon irgendwie auf die nächste Störung wartet, nach dem Motto: Mal sehen, wann das Telefon wieder klingelt.

5. Die Motivation sinkt

Sie kennen sicher aus eigener Erfahrung: Nach dem wiederholten Wiederanlauf steigt die Frustration und die Lust sinkt, diese Aufgabe noch einmal anzufassen. Der Flow ist dahin und Sie fühlen sich unzufrieden und gestresst.

Sagen Sie dem Sägeblatt-Effekt den Kampf an

Durch den Sägeblatt-Effekt kann also aus einer gut lösbaren Aufgabe, die Sie bequem und mit Freunde in einer Stunde erledigen könnten, ein Monster werden, das Sie den ganzen Tag nicht loslässt und noch am Abend hämisch grinsend auf Ihrem Schreibtisch sitzt. Das bedeutet Frust und Stress.

Es lohnt sich also in vielerlei Hinsicht, Störungen den Kampf anzusagen. Dazu sollten Sie zunächst wissen, welchen Feind Sie vor allem zu bekämpfen haben.

Störfaktoren im Überblick

Bei Störfaktoren unterscheiden wir folgende Kategorien:

1. Zeitdiebe

Zeitdiebe sind Störungen, die von außen kommen. Dazu gehören:

  • Eingehende Telefonate von Kunden, Lieferanten, etc.
  • Kollegen, Mitarbeiter und Vorgesetzte, die vorbeikommen oder anrufen
  • Eingehende E-Mails
  • Besprechungen, die aus dem Zeitplan geraten
  • Das Smartphone mit all seinen Benachrichtigungen in Social Media, WhatsApp, etc.

2. Reize von außen

Störquellen können auch Bedingungen des Umfelds sein. Manche davon kann man im Vorfeld ausschalten. Hier ein paar Beispiele für Störungen durch äußere Reize:

  • Lärm jeglicher Art
  • Schlechte Luft
  • Hitze oder Kälte
  • Was man so durchs Fenster sieht
  • Was im Flur oder im Großraumbüro alles passiert

3. Zeitfallen

Keineswegs zu vernachlässigen sind Störungen, die wir selbst verursachen. Wir sprechen von Zeitfallen, in die wir hineintappen. Für diese Störungen sind wir ganz allein verantwortlich. Dazu gehören z.B.:

  • Mangelnde Konzentration
  • Unlust, Tagträume
  • Sorgen und Ängste
  • Schlechte Planung
  • Fehlende Disziplin

Welches sind Ihre Störfaktoren?

Udemy, eine Online-Lernplattform für Berufstätige, hat für seinen „2018 Workplace Distraction Report“ nach eigenen Angaben Umfragedaten von mehr als 1000 Angestellten in den USA analysiert. Die größten Ablenkungsfallen sind laut der Udemy-Studie eindeutig: 80 Prozent der Befragten nannten schwatzende Kollegen als den Hauptstörungsfaktor. Auf dem zweiten Platz folgte mit 70 Prozent der allgemeine Lärmpegel im Büro. Bei den befragten Millenials war hingegen das private Smartphone die zweitschlimmste Ablenkung bei der Arbeit. 2 von 8 Arbeitsstunden verbringt diese Gruppe nach eigenen Angaben mit dem Handy. Gleichzeitig wissen die Befragten, dass sie dadurch gestresst sind und weniger leisten als möglich wäre.

Wodurch werden Sie bei der Arbeit am häufigsten unterbrochen? Analysieren Sie Ihre Störfaktoren und bekommen Sie sie so besser in den Griff.

Störungsfreies Arbeiten: 7 Tipps, wie Sie Zeit gewinnen und zufriedener nach Hause gehen

Nach all diesen Erkenntnissen wäre es also sehr erstrebenswert, die Zahl der Störungen zumindest zu reduzieren. Denn mehr Produktivität, bessere Ergebnisse, mehr Freizeit und mehr Zufriedenheit sind schließlich Faktoren, für die es sich zu kämpfen lohnt, oder? Was kann man tun? Wir haben 7 Tipps für Sie zusammengestellt:

1. Analyse: Meine gefährlichsten Zeitdiebe und -fresser

Machen Sie über mindestens eine Woche eine Strichliste und halten Sie fest, welche Unterbrechungen bei Ihnen am häufigsten auftauchen. Seien Sie ehrlich mit sich selbst und nehmen Sie auch die Zeitfallen auf, in die Sie am häufigsten hineinfallen. Überlegen Sie sich auch, was die Auslöser für die Unterbrechungen sind.

2. Planen Sie störungsfreie Zeitblöcke

Erstellen Sie sich einen schriftlichen Wochenplan und planen Sie bewusst störungsfreie Zeiten für Ihre wichtigsten Aufgaben ein. Diese sind für Ihre Hauptaufgaben reserviert, also Ihre A-Prioritäten, die hohe Konzentration und ein Arbeiten am Stück erfordern. Wie viele solcher Blöcke Sie einplanen können, hängt stark von Ihrem Aufgabenbereich ab.

3. Schalten Sie Störfaktoren aus!

Während Ihrer störungsfreien Zeitblöcke schalten Sie nun alle Störfaktoren so weit wie möglich aus. Nutzen Sie dazu die Erkenntnisse aus Ihrer Analyse der Störfaktoren und beseitigen Sie die Auslöser Ihrer Unterbrechungen. In der Praxis sind Telefon, E-Mails und Kollegen die häufigsten Zeitdiebe. Stellen Sie also Ihr Telefon um, schalten Sie Ihr Handy aus, ebenso Ihren E-Mail-Alert.

4. Informieren Sie Ihr Team

Niemand kann ahnen, an was Sie gerade arbeiten. Informieren Sie also Ihre Kollegen und Mitarbeiter, dass Sie für eine bestimmte Zeit nicht gestört werden möchten. Sagen Sie also allen Bescheid und setzen Sie zusätzlich sichtbare Signale wie „Tür zu“, „Kopfhörer auf“, ein BusyLight, etc., damit die anderen auf den ersten Blick sehen, dass Sie ungestört sein wollen.

5. Wählen Sie geeignete Zeiten für „Störungsfreies Arbeiten“

Wählen Sie einen geeigneten Zeitpunkt für Ihre störungsfreien Zeiten, also nicht gerade die geschäftigste Zeit des Tages. Die Blöcke sollten nicht zu lang sein, ein bis zwei Stunden maximal. Wenn möglich, können Sie auch regelmäßige störungsfreie Zeitblöcke einführen, z.B. immer zwischen 11 und 12 Uhr. Mit der Zeit gewöhnt sich Ihr Umfeld daran.

6. Seien Sie danach bewusst wieder für andere da

Planen Sie im Anschluss ans störungsfreie Arbeiten einen Zeitraum, in dem Sie für Ihr Umfeld voll und ganz ansprechbar sind. Arbeiten Sie dann gewissenhaft alles auf, was in der Zwischenzeit anfiel: Bitten um Rückrufe, E-Mails, Fragen von Kollegen und Mitarbeitern, etc.

7. Eine Hand wäscht die andere

Nehmen Sie Rücksicht auf Kollegen und Mitarbeiter, die gerade im „Flow“ sind. Seien Sie achtsam, gehen Sie mit gutem Vorbild voran und gewähren Sie auch anderen das Recht auf störungsfreies Arbeiten. Überlegen Sie sich: Wann störe ich andere bei der Arbeit? Ist diese Störung in diesem Moment wirklich notwendig? Treffen Sie im Team klare Absprachen, so dass jeder zu seinem Recht kommt.

Unser Tipp zum Thema „Störungsfreies Arbeiten“

Wer seine Zeitplanung umfassend überdenken möchte, dem können wir folgende Trainings empfehlen:

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Foto: Pixabay
Grafik: BEITRAINING

Birgit Mauroner

Birgit Mauroner

Ich bin Zertifizierte Trainerin und Beraterin für Mitarbeiter-Bonussysteme bei BEITRAINING, wo ich seit 2003 eine berufliche Heimat gefunden habe, die mit meinen persönlichen Werten und Zielen im Einklang steht. Nach einem internationalen Studium der Betriebswirtschaft in Reutlingen und Reims war ich als Account Manager und Beraterin für die „The Nielsen Company“ tätig, national und international. Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit meinen Kunden aus der Süßwarenindustrie war mir dabei immer wichtig. Parallel war ich in der Nielsen Academy als Trainerin tätig. Nach einer kurzen Elternzeit - ich bin verheiratet und Mutter zweier nunmehr erwachsener Kinder - habe ich 2003 bei BEITRAINING die Verantwortung für die Bereiche Marketing und Öffentlichkeitsarbeit übernommen. Berufsbegleitend absolvierte ich ein Fernstudium zur akademisch geprüften PR-Beraterin. Mit der Ausbildung als Trainerin und Beraterin bei BEITRAINING habe ich seit 2017 meinen beruflichen Schwerpunkt auf das Training und die Unterstützung unserer Kunden am Standort Nürnberg gelegt. Jeder Mensch ist einzigartig. Unsere Kunden und ihre Mitarbeiter begleite ich mit Engagement, Freude und Faszination bei ihrer persönlichen Entwicklung. Meine Schwerpunkte sind die Themen Eigenorganisation, Kommunikation und Kundenorientierung.

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