„Es gibt Diebe, die nicht bestraft werden und einem doch das kostbarste stehlen: die Zeit.“
(Napoleon)
Bereits Napoleon erkannte den Wert der Zeit und vor allem die Zeitdiebe. Zeitdiebe sind alle Einflüsse von außen, die uns die Zeit rauben. Zu Napoleon Zeiten waren diese Einflüsse andere als heute, aber aufgrund des Internets und neuen Kommunikationsmöglichkeiten haben es Zeitdiebe immer leichter in unseren Berufsalltag einzugreifen. Wie kann man Zeitdiebe erkennen? Die drei häufigsten Zeitdiebe sind:
Das Telefon
Kein anderer Zeitdieb reißt uns so häufig und unerwartet aus unserer Aufgabe. Auch kurze Telefonate haben großen Einfluss auf unsere Produktivität, denn nach einer Studie der University of California benötigt ein Mensch 25 Minuten, bis er nach einer Unterbrechung wieder zur ursprünglichen Aufgabe zurückkehren kann.
Um diesen Zeitdieb zu entwaffnen, sollten Sie störungsfreie Zeitblöcke einplanen, in denen Ihre Mitarbeiter oder Kollegen Ihre Anrufe entgegennehmen. Innerhalb eines solchen Zeitblocks haben Sie so die Gelegenheit, wichtige Tätigkeiten, die eine hohe Konzentration erfordern, abzuarbeiten.
E-Mails
Die E-Mail Flut nimmt immer weiter zu, in regelmäßigen Abständen kommen neue E-Mails und reißen Sie aus wichtigen Aufgaben. Damit das nicht so häufig vorkommt, sollten Sie öfter offline gehen und Ihre E-Mails nur zwei- bis dreimal am Tag zu einem von Ihnen definierten Zeitpunkt abrufen.
Meetings
Oft sind sie zu lang, zu unorganisiert und zu wenig ergebnisorientiert. Legen Sie immer einen Verantwortlichen für ein Meeting fest. Stellen Sie sicher, dass dieser sich im Vorfeld um eine Agenda kümmert, an der man sich orientieren kann. Wichtig ist ebenfalls, das Meeting zeitlich zu begrenzen. Fordern Sie klare Vorgaben, die auch eingehalten werden.
Neben diesen drei Zeitdieben gibt es noch viele weitere: Unangemeldete Besuche, schlechte Kommunikation und Information sowie Soziale Netzwerke. All diese Zeitdiebe, lassen sich bekämpfen, wohingegen der Stau auf dem Weg zu Arbeit ein meist unvermeidbarer Zeitdieb ist.
Um Zeitdiebe zu bekämpfen ist Zeitmanagement ein bedeutender Faktor. Sie sollten sich zu Beginn des Tages eine To-Do-Liste schreiben und Prioritäten setzen. Dadurch erhalten Sie einen strukturierten Tagesplan, der Ihnen dabei hilft Zeitdiebe zu bekämpfen.
